“Ufaj, ale kontroluj” to tytuł książki słynnego inwestora Benjamina Gahama, który idealnie pasuje do tego, jak klienci powinni podchodzić do współpracy z firmami sprzątającymi.
Zatrudnienie firmy sprzątającej
Wbrew pozorom zatrudnienie firmy sprzątającej do biura, placówki medycznej czy przedszkola to decyzja, której doświadczony manager nie powinien bagatelizować. Waga tej decyzji jest tym większa, im bardziej osobie zarządzającej daną przestrzenią zależy na wysokiej jakości usług, profesjonalnej obsłudze, a przede wszystkim na zdjęciu z barków odpowiedzialności za czyste miejsce pracy.
Umowa, a bezpieczeństwo
Niezależnie od tego, jakie są oczekiwania klienta od firmy sprzątającej co do jakości usług, to jedna kwestia jest szalenie ważna zarówno w biurowcu klasy A+ o podwyższonym standardzie, jak i w osiedlowej przychodni rehabilitacyjnej mieszczącej się w budynku z wczesnych lat 80 - bezpieczeństwo. Bez wątpienia elementem, który wpływa na bezpieczeństwo oraz pewność dostarczenia oczekiwanej jakości jest umowa. W tym artykule pokażemy jakie punkty powinny się znaleźć w dobrze skonstruowanym kontrakcie. Każda profesjonalna firma sprzątająca powinna zaproponować podpisanie klientowi umowy na swoim wzorze dopasowanym do realiów wykonywanej usługi.
Co ważne umowa to wola dwóch stron dlatego poniżej skupimy się na wskazaniu aspektów ważnych dla klienta, ale także firmy sprzątającej. Tylko takie podejście może dać obydwu stronom umowy komfort i pewność komfort działania.
1.Dokładny zakres świadczonych usług
Bezsprzecznie czystość to podstawowy wyznacznik czy sprzątanie wykonywane jest efektywnie. Jednak czy dla wszystkich oznacza to samo? Otóż nie, każdy z nas w różny sposób postrzega czystość, dlatego ważnym jest określenie zakresu czynności oraz ich częstotliwości wykonywanych na obiekcie. Dlatego szalenie ważne jest, żeby skonstruować dokładny zakres czynności, które mają być wykonywane oraz ich częstotliwość. Więcej na ten temat można przeczytać ostatnim artykule naszego Managera Operacyjnego Joanny Kowalczyk - Zakres firmy sprzątającej jako ważny element współpracy.
2. Proces reklamacji i poprawek
Usługa sprzątania jest uzależniona od czynnika ludzkiego, bo wykonuje ją w dużej mierze człowiek przy wsparciu maszyn i urządzeń. Powoduje to, że trzeba przyjąć jako pewnik, że w trakcie współpracy zdarzają się sytuacje, kiedy coś nie zostanie wykonane jak należy lub zakres nie zostanie w pełni zrealizowany. Warto zabezpieczyć się na takie sytuacje i dokładnie określić jakie kroki są podejmowane. Do kogo kierujemy informację o konieczności poprawek, jaką drogą (mail, telefon, listownie?), jaki jest czas firmy sprzątającej na dokonanie poprawek itd.
3. Sposób i okres wypowiedzenia umowy
Kolejny punkt z rodzaju „must have”, który nie może być pominięty. Mimo że podejmując współpracę obydwie strony zakładają długoterminową współpracę, to trzeba określić warunki rozstania się. Warto, aby sposób wypowiedzenia był dopasowany do preferencji obydwu stron - forma pisemna jest najczęściej spotykana, ale coraz częściej dla firm wygodniejsza jest forma pisemna mailowa.
Co do samej długości wypowiedzenia warto zachować złoty środek, ponieważ jest to miecz obusieczny. Krótki okres jest elastyczny dla klienta, bo gdy jest niezadowolony to szybko może zrezygnować. Z drugiej strony szybkie zakończenie świadczenia usług przez firmę sprzątającą powoduje konieczność szybkiego znalezienia nowego lepszego wykonawcy, a to do najprostszych nie należy.
4. Zapisy o poufności lub odrębna umowa o poufności (NDA)
To bardzo ważne w momencie, kiedy sprzątane są pomieszczenia, w których przechowywane są duże ilości dokumentów lub danych w formie elektronicznej (tak jak w kancelariach prawnych, biura księgowych, czy firmach IT). Firma sprzątająca powinna zobowiązać się, że wszyscy jej pracownicy będą przestrzegać poufności.
5. Odpowiedzialność za uszkodzenia
Każda profesjonalna firma sprzątająca powinna mieć wysoką polisę OC (naszym zdaniem o sumie gwarancyjnej min. 1 mln zł). W związku z tym w umowie powinien być zapis, że w razie jakichkolwiek uszkodzeń odpowiedzialność za naprawę szkód ponosi firma sprzątająca.
6. Protokół przekazania kart i/lub kluczy
Jeżeli firma sprzątająca wykonuje swoje obowiązki po godzinach pracy (co rekomendujemy), to zapewne otrzymuje klucze lub karty dostępu do pomieszczeń. W związku z tym warto, aby jednym z załączników do umowy był protokół przekazania tychże kart i kluczy z konkretnie wymienionymi numerami ilością.
7. Stawka za usługi dodatkowe
Podczas współpracy trwającej dłużej niż kilka miesięcy na pewno zdarzają się sytuacje, w których będzie potrzebne wykonanie dodatkowych czynności poza zakresem. Sprzątanie po imprezie firmowej, doczyszczenie magazynu, który nie jest na co dzień sprzątany, czy odkurzanie po nieostrożnych elektrykach - to tylko przykłady sytuacji, które mogą się zdarzyć więc warto mieć w umowie zawartą z góry stawkę godzinową za wykonanie dodatkowych usług.
Reasumując, zawarcie powyższych 7 elementów zapewni bezpieczeństwo obydwu stronom umowy oraz wyeliminuje potencjalne konflikty związane z niedomówieniami podczas współpracy. W Fresh Office naszym nadrzędnym celem jest relacja z klientem. Umowę traktujemy tylko jako zbiór spisanych reguł, które mają pomóc nam, jaki klientowi w razie sytuacji niejasnych. Umowę spisujemy na tzw. „złe czasy”.
Jeżeli umowa z Twoją firmą sprzątającą nie zawiera wskazanych przez nas punktów, lub co gorsza w ogólne nie masz podpisanej umowy to radzimy pilnie sprawdzić, czy jest to profesjonalna i godna zaufania firma.
Poznaj czyste i profesjonalne warunki współpracy z nami!
