Decyzja o zatrudnieniu firmy sprzątającej wymaga zebrania i porównania różnych ofert. Na tym etapie możemy polegać jedynie na opisie świadczonych usług, opiniach innych czy własnej intuicji. O tym, czy podjęliśmy dobrą decyzją ostatecznie świadczą efekty pracy ekipy sprzątającej, które możemy ocenić już po krótkim czasie współpracy. Jak się o tym przekonać? Przedstawiamy Ci kilka sposobów na sprawdzenie ekipy porządkowej oraz udaną współpracę opartą na wzajemnym zaufaniu i zaangażowaniu.
Zanim podpiszesz umowę
Sporo rozczarowań czy nieporozumień, jakie pojawiają się na linii przedsiębiorca-firma sprzątająca bierze się z niedokładnego zapoznania się z warunkami współpracy. Oczywiście powinny być one dokładnie rozpisane w umowie, jednak jeszcze nim do tego dojdzie, zadaj wykonawcy pytania dotyczące:
- liczby osób oddelegowanych do sprzątania biura, ich kompetencji, kwalifikacji, doświadczenia, metod pracy, technik i sprzętów, jakimi dysponują,
- częstotliwości sprzątania, godzin, w których wykonywane są prace, dostępności serwisów nocnych i weekendowych oraz ewentualnych opłat dodatkowych za korzystanie z nich,
- zakresu sprzątania – pomieszczeń poddawanych czyszczeniu, elementów wyposażenia,
- stosowanych środków czystości, szczególnie zaś tego, czy jest możliwość wdrożenia sprzątania ekologicznego.
Czasem firmy sprzątające proponują swoim klientom kilka pakietów do wyboru. Każdy z nich obejmuje inny zakres usług, od podstawowego po rozszerzony. Oczywiście wiąże się to także z inną ceną, więc dokładne ustalenie, co będzie wykonywane, a co jest wykluczone z danego abonamentu jest również istotne.
Ustal osobę kontaktową
Zarówno po stronie zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy powinna być osoba wyznaczona do kontaktów. Znacznie ułatwi to obieg informacji i wyeliminuje ewentualne nieporozumienia. Koordynator ekipy sprzątającej czuwa nad grafikiem zespołu, weryfikuje jakość, terminowość wykonywanych prac, pilnuje zaopatrzenia. Z kolei Office Manager z biura może na bieżąco przekazywać koordynatorowi swoje uwagi dotyczące zakresu, jakości prac, komunikować chęć wprowadzenia zmian czy wyboru innego pakietu. Często są to też indywidualne uwagi, wynikające ze specyfikacji danego miejsca i stylu pracy biura. Jasna i sprawna komunikacja pozwoli wyeliminować wiele problemów już w zalążku, co zdecydowanie wpłynie na jakość usług oraz obustronne zadowolenie ze współpracy.
Zapytaj o opinię innych współpracowników
Często ekipa sprzątająca pojawia się w biurze i działa wtedy, gdy pracownicy są na swoich stanowiskach. Ich obserwacje i spostrzeżenia mogą okazać się bardzo cenne przy ocenianiu przebiegu i efektów współpracy z firmą. Zbierz zatem opinie zespołu – czy komfortowo pracuje im się, gdy w pobliżu jest ekipa porządkowa? Czy widzą różnice w wyglądzie swojego stanowiska?
Dobrą opcją będzie tu ankieta, najlepiej anonimowa. To sprawi, że jej uczestnicy będą czuli się swobodnie, łatwiej się otworzą, bez obawy o potencjalne konsekwencje.
Miej zaufanie, ale kontroluj
Wiadomo, że ekipa sprzątająca musi zasłużyć na Twoje zaufanie – inaczej nie wpuściłbyś jej do swojej firmy. Pomimo tego warto kontrolować to, jak pracuje. Zwróć szczególną uwagę na:
- godziny wejść i wyjść – zazwyczaj liczy się efekt, ale skoro płacisz np. za 5 godzin sprzątania dziennie, to przez tyle czasu ekipa powinna znajdować się na stanowiskach i realizować powierzone zadania,
- rezultaty – wystarczy, że po tym, jak ekipa sprzątająca skończy pracę, sprawdzisz kilka pozycji z listy zadań, np. czy kosze na śmieci są opróżnione, toalety umyte, wykładziny odkurzone. Zwracaj uwagę nie tylko na to, co „na widoku”. Zerknij na obudowy sprzętów elektronicznych, listwy, kratki wentylacyjne i inne,
- dbałość o mienie – sprzątanie w biurze wymaga nie tylko dokładności i zaangażowania, ale też dyskrecji i troski o sprzęt i pozostałe wyposażenie. Dobra firma sprzątająca musi mieć wykupioną polisę OC, z której pokrywane są ewentualne szkody. Jeżeli zauważysz zniszczenia, próbuj dociec, czy powstały one w czasie sprzątania.
Kontrolowanie to nic złego, to raczej wyraz Twojej troski o jakość usług, za które przecież płacisz firmie porządkowej. Jeżeli sprawdzasz, czy biuro zostało wysprzątane tak, jak tego oczekiwałeś i zauważysz uchybienia – reaguj.
Co zrobić, gdy jakość sprzątania Ci nie odpowiada?
Nie wpadaj w złość, nie reaguj gwałtownie. Najpierw upewnij się, czy powodem niewykonania danej czynności nie było zwykłe ludzkie niedopatrzenie. A może umowa nie przewiduje tej usługi? Gdy zauważysz nieprawidłowości, a zwłaszcza powtarzające się błędy czy zaniedbania poproś o rozmowę koordynatora ekipy. Przedstaw mu swoje spostrzeżenia, poproś o interwencję. Jeśli ta nie przyniesie skutku, zainterweniuj wyżej, być może u samego właściciela firmy?
Czasem uwagi dotyczą tylko pracy jednej zmiany, a nawet jednej osoby. Jeśli jesteś świadkiem jej spóźniania się do pracy lub wczesnego wychodzenia, braku zaangażowania, niedyskrecji, a w najgorszym razie kradzieży czy celowego niszczenia mienia – reaguj od razu. W dwóch ostatnich przypadkach mogą jej grozić nawet konsekwencje prawne.
W ostateczności zawsze możesz zrezygnować z usług firmy sprzątającej, która Ci nie odpowiada. Upewnij się, co do formy rozwiązania umowy oraz okres wypowiedzenia.
