Elastyczne biura – jak funkcjonują?

Chcesz pracować w komfortowych warunkach, zapewniając sobie i współpracownikom przyjazne otoczenie? Jeżeli szukasz biura, które będzie odpowiednie dla całego zespołu, rozważ ideę flex office. 

Elastyczne biura zyskują obecnie na uznaniu, bo wiele przedsiębiorstw nie chce wiązać się długotrwałymi umowami najmu. To zrozumiałe, że w aktualnej trudnej sytuacji rynkowej, planowanie na 5 czy nawet na 3 lata do przodu jest bardzo trudne. Dlatego też firmy, które oferują najem długoterminowy wyłącznie w takich sztywnych granicach tracą na zainteresowaniu. 

Nowy elastyczny model daje najemcom więcej możliwości, pozwala optymalizować koszty, nie rezygnując przy tym z planów rozwoju i utrzymania wysokiej jakości usług oraz standardów pracowniczych.

Czym są biura elastyczne?

Pod pojęciem elastycznego biura kryje się tak naprawdę elastyczny okres najmu. Problem z długoterminowymi umowami najmu, kiedy firmy podpisywały umowy na kilka lat naprzód zaostrzył się w czasie pandemii. Gdy większość pracowników biurowych zaczęła pracować z domu, biura stały puste, a najemcy i tak musieli za nie słono płacić. Jednak, jak to bywa w takich sytuacjach, rynek bardzo szybko zareagował. Zaczęły pojawiać się opcje flex, zakładające elastyczny najem na krótki czas, nawet na miesiąc. Już dzisiaj widać, że wiele firm zdecydowało się właśnie na taki model współpracy, więc przewidujemy, że trend ten jeszcze się utrzyma i rozwinie w przyszłości. 

Rodzaje biur elastycznych 

Biura elastyczne to pojęcie ogólne, odnoszące się do różnych typów przestrzeni, aranżowanej zgodnie z potrzebami klientów, ich stylem pracy oraz oczekiwaniami. Dlatego też w tej grupie wyróżniamy kilka modeli, takich jak:

• hot desk, czyli biurka elastyczne,
• biurka dedykowane, stałe,
• biura serwisowane.

Dwa pierwsze są dedykowane głównie freelancerom, z kolei ostatnie, są zarezerwowane dla zespołów: Biuro serwisowane, zwane również biurem prywatnym jest rozwiązaniem dedykowanym zespołom, MŚP i korporacjom. Może to być równie dobrze pokój 2-osobowy, jak i biuro 120-osobowe.

Jak narodził się trend flex office?

Idea flex office kiełkowała już od jakiegoś czasu, jednak z pełną mocą zaczęła rozkwitać od 2020 roku, czyli od pandemii. Jednak już rok wcześniej firma IWG tworząca tego typu powierzchnie przyspieszyła tempo swoich inwestycji, udostępniając lokalnym przedsiębiorcom możliwość wynajęcia biura na zasadach franczyzny. W kolejnych dwóch latach w ten sposób uruchomiła około 500 jednostek nowych biznesów. 

Zmiany spowodowane pandemią widać też na rynku deweloperskim. W samej tylko Warszawie spadła ilość nowych inwestycji – powstaje mniej biur niż wcześniej. Jest to pokłosie rewolucji w podejściu do pracy masowej. Nie chodzi już o zapewnianie konkretnego metrażu, lecz o dopasowanie przestrzeni biurowej do funkcji, jaką będzie ona pełniła.  

Flex office – współczesna odpowiedź na potrzeby przedsiębiorców

Elastyczne biura świetnie wpisują się w wyzwania współczesnego rynku oraz oczekiwania pracowników. Po fali ekscytacji spowodowanej pracą zdalną, wielu z nas zaczęło odczuwać zmęczenie sytuacją, problemy z utrzymaniem work life balance, tęsknotę za wyjściem do biura i spotkaniem się ze współpracownikami. Pomimo tego, część firm zdecydowała się utrzymać pracę zdalną lub wdrożyć model hybrydowy. Oznacza to, że zapotrzebowanie na biura jest, ale nie tak duże jak kiedyś. Dlatego też zastosowanie znajdują flex office, w których priorytetem jest nie metraż, lecz funkcjonalność i elastyczne warunki najmu.

Już pod koniec 2019 roku w Polsce było około 100 takich miejsc, dzisiaj ta liczba mogła wzrosnąć nawet dwukrotnie. Jak czytamy w raporcie CBRE za 2022 rok dla wynajmujących powierzchnie biurowe ważne stało się wybieranie biur pod kątem dostępności powierzchni elastycznej: Odpowiedzią na rosnącą ilość trudnych pytań w temacie biura stały się powierzchnie elastyczne. Coraz częściej wybierane nie tylko przez firmy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, ale też przez duże korporacje. Jako rozwiązania pośrednie, ale coraz częściej jako docelowe oraz komplementarne do klasycznego najmu.

Zatem dzisiaj idealne biuro to takie, które jest komfortowe i elastyczne, a jego układ, lokalizacja, wyposażenie, klimat odpowiadają różnym stylom pracy. 

Elastyczne biura a coworking

Z ideą elastycznego biura wiąże się także coworking, jednak trzeba zaznaczyć, że te dwa pojęcia nie są tożsame. Coworking to model zakładający dostęp do wspólnej przestrzeni biurowej, z które mogą korzystać różni najemcy, głównie freelancerzy. Tymczasem, jak podaje CBRE: Takie elastyczne rozwiązania kojarzą się z przestrzenią dla freelancerów, osób pracujących z różnych miast i krajów oraz start up’ów, jednak coraz częstszymi klientami są również duże korporacje. Zatem konkretne biuro elastyczne może być zajmowane w całości przez jedną firmę lub jej konkretny oddział i wtedy służy wyłącznie zespołowi. 

Ciekawostki

1. Pierwszy oficjalny coworking powstał w 2005 roku w San Francisco. Nazywał się 'San Francisco Coworking Space' i został założony przez programistę Brada Neuberga.
2. W 2019 roku, liczba ludzi pracujących w przestrzeniach coworkingowych na całym świecie przekroczyła 2,2 miliona, a do 2024 roku ma wzrosnąć do 5,1 miliona.
3. Według badań, przestrzenie coworkingowe zwiększają produktywność o 74%, a 86% użytkowników coworkingu uważa, że ich jakość życia poprawiła się po przeprowadzce do takiej przestrzeni.
4. Coworking może być korzystny dla zdrowia psychicznego pracowników. Według badań, osoby pracujące w przestrzeniach coworkingowych częściej czują się mniej samotne, bardziej zmotywowane i bardziej zadowolone ze swojego życia zawodowego niż osoby pracujące w tradycyjnych biurach.
5. W Polsce rozwój coworkingu zaczynał się od kilku dużych przestrzeni w Warszawie, ale teraz małe coworkingi rozwijają się także w mniejszych miastach. Według badań raportu Cushman & Wakefield z 2021 roku, już ponad połowa polskich coworkingów znajduje się poza Warszawą.
6. Przestrzenie coworkingowe nie są przeznaczone tylko dla freelancerów i startupów. Coraz więcej dużych firm korzysta z coworkingu jako alternatywy dla tradycyjnych biur, co pozwala na elastyczne zarządzanie zespołami oraz redukcję kosztów związanych z najmem biur.
7. Niektóre przestrzenie coworkingowe oferują innowacyjne rozwiązania w zakresie przestrzeni roboczych, takie jak 'podwójne biurka' (desk-sharing), gdzie użytkownicy korzystają z tego samego biurka na zmianę, co pozwala na zwiększenie wykorzystania przestrzeni.

Najważniejsze zalety elastycznego biura

Przy założeniu, że biuro elastyczne jest w całości zajmowane przez przedstawicieli jednej firmy, widzimy wiele korzyści wynikających z takiego modelu pracy. Zalicza się do nich:

• swoboda w decydowaniu o tym, czy pracujemy zdalnie, czy z biura – to świetna opcja zwłaszcza dla osób, które nie mają warunków lokalowych do home office,
• możliwość podnajmowania biura wyłącznie na czas trwania konkretnego projektu – po jego zakończeniu zdecydowania, czy zespół przenosi się do centrali, czy zostaje rozwiązany, czy kontynuuje pracę w modelu elastycznym,
• dostępność sal konferencyjnych, do których dostęp jest zagwarantowany w umowie najmu i obejmuje np. konkretne godziny, dzięki czemu koszty utrzymania są niższe, a komfort utrzymany na wysokim poziomie.

Zatem elastyczne biura są dobre dla firm, pracujących w nich ludzi, a także dla środowiska. Dają możliwość bardzo swobodnego decydowania o godzinach i stylu pracy, pozwalają efektywnie wykorzystać przestrzeń i ograniczyć emisję zanieczyszczeń. Są także dobre ze względów wizerunkowych, a przede wszystkim ekonomicznych – pozwalają bardziej precyzyjnie zarządzać budżetem oraz optymalizować koszty. 

Sprzątanie przestrzeni coworkingowych

Właściciele przestrzeni coworkingowej powinni dokładnie przemyśleć, jakie usługi sprzątania są potrzebne, aby dostosować je do potrzeb swoich użytkowników. Może to oznaczać zwiększenie częstotliwości sprzątania w okresach szczególnie intensywnej aktywności, takiej jak po spotkaniach biznesowych lub szkoleniach. Sprzątanie w przestrzeni coworkingowej powinno być regularne i kompleksowe, aby zagwarantować optymalne warunki pracy. Usługi sprzątania powinny obejmować codzienne wyczyszczenie biurek i podłóg, czyszczenie łazienek, kuchni oraz innych wspólnych pomieszczeń, dezynfekcję powierzchni i sprzętu, jak również usuwanie śmieci i recyclingu.