Facility Manager – czym się zajmuje, jakie ma obowiązki?

Zarządzanie obiektem biurowym, bez względu na to, jak jest duży i jakie funkcje pełni to zawsze spore wyzwanie. Na szczęście w swoich obowiązkach możesz skorzystać ze wsparcia Facility Managera, nierzadko nazywanego też „człowiekiem orkiestrą”. Kim jest? Za co odpowiada? Jak jego obecność wpłynie na funkcjonowanie obiektu? Przybliżamy to w tym artykule!

Facility Manager a zarządca nieruchomości

W niektórych obszarach kompetencje Facility Managera i zarządcy nieruchomości wydają się zbieżne, jednak są to określenia zamienne. Odnoszą się do dwóch różnych specjalistów – ten pierwszy bardziej skupia się na udogodnieniach i rozwiązaniach, które mają usprawnić życie lub prace w obiekcie. 

Podczas gdy zarządzanie nieruchomościami koncentruje się głównie na budynkach i aspektach technicznych związanych z ich funkcjonowaniem, to zarządzanie udogodnieniami „jest silnie zorientowane na użytkownika - klienta (orientacja ta stanowi współczesną praktykę handlu i usług), realizuje kompleksowe świadczenia na rzecz użytkownika - klienta oraz opiera się na nowoczesnych metodach planowania przestrzeni i miejsc pracy, budynków i urządzeń”. A jak to wygląda w praktyce?

Kto może zostać Facility Managerem?

Facility Manager to na pewno osoba, która ma wiedzę i doświadczenie. Choć w przeciwieństwie do zarządcy nieruchomości nie musi ona posiadać licencji zawodowej, to jednak największe szanse na zatrudnienie na tym stanowisku mają osoby z wyższym wykształceniem. Oprócz kompetencji zawodowych liczą się także kompetencje metodyczne (korzystanie z narzędzi informatycznych oraz technik wspomagających podejmowanie decyzji) i kompetencji społecznych (wykorzystanie powyższych umiejętności w otoczeniu społecznym). 

Najważniejsze kompetencje Facility Managera

Zarówno właściciele obiektów, szukający Facility Managerów, jak i osoby pretendujące na to stanowisko powinny wiedzieć, jakie kompetencje są w tym zawodzie najważniejsze. A jest ich aż 11. Zostały one nazwane i zebrane w badaniu z 2009 roku przeprowadzonego przez International Facility Management Association (IFMA). Dotyczyło ono głównych kompetencji wykorzystywanych w pracy Facility Managerów na arenie międzynarodowej. Oto najważniejsze z nich:

• komunikatywność – zewnętrzna i wewnętrzna,
• zarządzanie kryzysowe i zarządzanie ryzykiem,
• koncentracja na zrównoważonym rozwoju i środowisku,
• planowanie i rozliczanie budżetów,
• zarządzanie zasobami ludzkimi,
• planowanie strategiczne i organizowanie pracy,
• zarządzanie operacjami i utrzymaniem budynku,
• zarządzanie projektami,
• utrzymywanie jakości przez audyty, mierzenie efektów, szkolenia, edukację,
• zarządzanie nieruchomościami,
• wykorzystanie nowoczesnych technologii.

Czym zajmuje się Facility Manager?

Wszystkie wyżej wymienione czynności są wykonywane przez Facility Managera. Lista jego codziennych obowiązków jest długa, a zadania zależą od specyfiki obiektu, którym się zajmuje. Nadrzędnym celem, który przyświeca pracy koordynatora FM jest zapewnienie komfortowych warunków do życia lub pracy. W tym celu konieczne okazuje się:

• usprawnienie komunikacji i przepływu informacji,
• kreowanie bezpiecznego i przyjaznego środowiska pracy,
• planowanie i koordynowanie czynności związanych z utrzymaniem budynku, z naciskiem na wyposażenie (strefy do pracy i rekreacji, sprzątanie, drobne naprawy).

Jak już wspomnieliśmy, zakres prac, które wykonuje Facility Manager zależy w dużej mierze od tego, co zostanie ustalone indywidualnie z osobą obejmującą to stanowisko. W praktyce jednak FM ściśle współpracuje z Property Managerem, czyli zarządcą obiektu od strony technicznej.

Dlaczego warto zatrudnić Facility Managera?

Właściciele budynków zastanawiają się, czy potrzebują pomocy Facility Managera. Na to pytanie dzisiaj coraz częściej udzielane są odpowiedzi twierdzące. Nic dziwnego, ponieważ taki specjalista ma udział w kształtowaniu środowiska pracy, a przez to w budowaniu pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa. 

Konkretnie – czuwa nad tym, aby w budynku wszystko działało, jak należy. Oznacza to reagowanie na usterki techniczne, delegowanie pracowników do usuwania awarii, usprawnianie przepływu informacji. Do tego wykorzystuje zarówno swoje kompetencje miękkie (charyzmę, zdolności komunikacji i empatię), jak również twarde. W osiąganiu najlepszych rezultatów pomagają mu nowoczesne technologie i systemy IT. 

Facility Manager usprawnia funkcjonowanie całego podlegającego mu budynku, szczególnie w kontekście osób, które go użytkują. Poprawia ich komfort poprzez różne działania – od usprawnień technicznych, aż po przyjazne, bezpieczne i czyste środowisko pracy.