Efektywne prowadzenie placówki medycznej to nie lada wyzwanie. Zwłaszcza w obecnym, covidowym czasie. Właściciele i managerowie mają na głowie dużą ilość procesów, które muszą być perfekcyjnie zorganizowane, żeby pacjent, czyli klient był zadowolony oraz czuł się bezpiecznie i komfortowo. Jednym z tych procesów, które mają wpływ na działanie placówki medycznej, jest jej sprzątanie. Czysta przestrzeń to bezpieczeństwo, ale także profesjonalny wizerunek. Dlatego też każda osoba zarządzająca nie powinna bagatelizować tematu sprzątania placówki medycznej.
Jakość w cenie Fresh Facility
Jak w takim razie zorganizować efektywne sprzątanie przychodni czy gabinetów? Do wyboru są dwie opcje - zatrudnienie własnego personelu na etat lub współpraca z profesjonalną firmą sprzątającą placówki medyczne. Jest jeszcze trzecia opcja, kusząca pod względem kosztów. Tą opcją jest powierzenie zadań związanych ze sprzątaniem personelowi pracującemu na recepcji czy rejestracji. Takiego rozwiązania nie warto polecać żadnej placówce. Brak profesjonalizmu w obszarze sprzątania, szczególnie w sytuacji zagrożenia epidemiologicznego, może mieć fatalne konsekwencje. To rozwiązanie jest tanie, ale bardzo ryzykowne i nieprofesjonalne. Osoby zatrudnione na recepcji zwykle nie mają wiedzy o środkach czystości, planie higieny czy prawidłowy segregowaniu odpadów medycznych. Co w takim razie bardziej się opłaca?
Rozbierzmy temat na czynniki pierwsze.
Koszty rekrutacji
Wybierając opcję samodzielnego zatrudnienia personelu, placówka medyczna musi nastawić się na kilka tygodni intensywnego procesu rekrutacji. Na rynku jest coraz mniej osób chętnych do pracy w roli personelu sprzątającego. Przy zatrudnieniu firmy sprzątającej sprawa jest ułatwiona. To firma jest odpowiedzialna za znalezienie odpowiedniego pracownika. Profesjonalnej firmie sprzątającej, która ma rozbudowaną strukturę, jest łatwiej przeprowadzić proces rekrutacyjny. Może wyłonić sprawdzone już osoby do nowego kontraktu w ramach rekrutacji wewnętrznej, czyli przesunąć osoby z innego obiektu.
Koszty szkolenia
Osoby sprzątające na etacie wymagają szkolenia wstępnego z zasad utrzymania czystości i dezynfekcji placówki medycznej oraz z planów higieny, a także szkoleń okresowych w celu odświeżenia i ugruntowania wiedzy. W związku z tym osoba zarządzająca lub ktoś z personelu musi takie szkolenie przeprowadzić, co wymaga poświęcenia kilku godzin w skali miesiąca. W firmie sprzątającej obowiązki wdrożeń i szkolenia przejmuje na siebie koordynator. Osoba odpowiedzialna za dany obiekt rekrutuje, wdraża i szkoli personel, pozostając w stałym kontakcie z klientem.
Koszty kontroli i zarządzania
Jeżeli zarządzającemu jednostką medyczną uda się zatrudnić osoby z doświadczeniem, które znają realia sprzątania obiektów medycznych to mamy połowę sukcesu. Druga połowa to sprawne zarządzanie tymi osobami, podział pracy oraz regularna kontrola. Nawet najbardziej doświadczone osoby sprzątające wymagają kontroli i weryfikacji czy nie popełniają błędów wynikających z rutyny lub błędnych doświadczeń. Proces sprzątania obiektu powinien być na bieżąco optymalizowany i dostosowywany do aktualnych warunków. Regularna kontrola wymaga zaangażowania czyjegoś czasu - managera albo innego pracownika placówki. W profesjonalnej firmie sprzątającej tym obszarem zajmuje się także koordynator, który organizuje pracę personelu, kontroluje, wskazuje miejsca do poprawy, służy wiedzą i wsparciem. Pomaga w doborze środków i instruuje w technice sprzątania.
Koszty maszyn
Dobrej jakości maszyna szorująco - zbierająca do czyszczenia posadzek to koszt od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Zatrudniając własne osoby sprzątające, placówka medyczna musi ponieść ten koszt samodzielnie. W przypadku większych placówek ten koszt trzeba pomnożyć, bo jedna maszyna to często za mało. Czy bez maszyn da się pracować? Małe jednostki często nie mogą sobie pozwolić na taki wydatek, co wymusza pracę ręczną. Oczywiście, tym sposobem również można doczyścić powierzchnie, jest to jednak nieefektywna metoda, która drastycznie wydłuża czas pracy na obiekcie.
Profesjonalna firma sprzątająca zaopatruje obiekt w odpowiednią maszynę. Użycie maszyn jest możliwe nawet w małych placówkach, bo firma sprzątająca dzięki obsłudze większej ilości obiektów może używać jednej maszyny na kilku małych obiektach np. 1 raz w tygodniu na każdej placówce. Podobnie sprawa ma się z większymi centrami medycznymi, gdzie utrzymywanie np. 3 maszyn na stałe byłby nieekonomiczne. W zamian za to firma sprzątająca może cyklicznie delegować na dany obiekt maszyny pracujące w formie lotnej, w celu doczyszczenia przestrzeni.
Koszty zatrudnienia i kadrowe
Dla każdego zarządzającego obiektem medycznym ten punkt powinien być jasny. Własny pracownik to koszty związane z ubezpieczeniem społecznym, zdrowotnym, rentowym i wszystkimi innymi kosztami pracodawcy. Własny pracownik to także koszty jego zatrudnienia, badań okresowych, czy obsługi kadrowej.
| Profesjonalna firma sprzątająca bierze te koszty i obowiązki kadrowe na siebie, a Tobie jako klientowi wystawia tylko fakturę VAT jest to jedyny dokument, jaki w związku ze współpracą musisz przetworzyć. |
Koszty zastępstw, chorób i urlopów
Ten koszt jest często pomijany przez zarządzających placówkami medycznymi. Należy go wziąć pod uwagę, ponieważ w skali roku musimy założyć, że pracownik będzie przez jakiś czas nieobecny w pracy. To wiąże się z koniecznością organizacji innej osoby na zastępstwo, czyli dodatkowymi kosztami. Profesjonalna firma sprzątająca w ramach umowy zapewnia ciągłość wykonania usługi. Nie ważne czy dedykowana do danego obiektu osoba jest nieobecna 1 dzień, czy 3 miesiące, firma sprzątająca zapewnia inną wykwalifikowaną osobę do wykonania sprzątania i odpowiada za jej wdrożenie i przeszkolenie.
Koszty doradztwa
Utrzymanie odpowiedniej czystości placówki medycznej wymaga nie tylko rzetelnej pracy każdego dnia, ale także szukania nowych rozwiązań, które pojawią się na rynku. Jeżeli placówka zatrudnia własne osoby, to musi się posiłkować zewnętrznymi doradcami. Zarządzający powinien poświęcić swój czas na śledzenie trendów w środkach czystości, dezynfekcji czy systemach mopowania. Firma sprzątająca na bieżąco zdobywa nową wiedzę i śledzi trendy. Profesjonalna firma współpracuje też z zewnętrznymi doradcami, którzy często pomagają bezpośrednio na obiektach klientów.
Koszty usług dodatkowych
Każda przestrzeń wymaga okresowo wykonania usług dodatkowych. Polimeryzacja, krystalizacja, mycie okien, maszynowe doczyszczanie - to tylko niektóre usługi, które należy wykonywać minimum raz w roku. Zatrudniając własnych pracowników, zarządzający obiektem medycznym musi znaleźć firmę zewnętrzną, która wykona te usługi. Jeżeli placówka korzysta z usług profesjonalnej firmy sprzątającej, to powinna ona mieć takie usługi w ofercie, co wiąże się z możliwością zaproponowania niższej ceny w ramach stałej współpracy.
Warto wziąć jeszcze pod uwagę dodatkowe benefity, jakie daje współpraca z profesjonalną firmą sprzątającą takie jak:
|
Zestawiając kwotę, jaką proponuje profesjonalna firma sprzątająca z wypłatą pracownika na etacie, placówki medyczne często wybierają pozorną oszczędność. Jeżeli natomiast dodamy do tego wskazane wyżej koszty niebezpośrednie, może okazać się, że firma sprzątająca oprócz tego, że zapewnia profesjonalne wykonanie usługi to jeszcze jest korzystniejsza kosztowo. Zarządzasz obiektem medycznym? Rozważ, czy w natłoku wyzwań, jakie się z tym wiążą, nie warto obszaru czystości powierzyć profesjonalistom.*
*W artykule celowo wielokrotnie używam określenia „profesjonalna firma sprzątająca”, ponieważ na rynku jest ogrom firm, które z profesjonalizmem są na bakier i nie mają pojęcia o sprzątaniu placówek medycznych. Przed wyborem firmy warto sprawdzić jej referencje, ale także widzę osób, które będą odpowiedzialne za wykonanie usługi.
Zapraszamy do rozmowy z naszym ekspertem Fresh Facility
