Zatrudniasz firmę sprzątającą? Zapewne oczekujesz od niej, że wywiąże się ze swoich obowiązków, tj. posprząta biuro czy inny obiekt na przysłowiowy błysk. Jednak zdarza się, że nie wszystkie zadania są realizowane terminowo albo jakość świadczonych usług nie spełnia standardów, na które umówiłeś się ze zleceniobiorcą podczas podpisywania umowy. Co wtedy?
Chcesz zatrudnić dobrą firmę sprzątającą, ale nie wiesz, od czego zacząć? Ilość ofert Cię przytłacza i nie masz pojęcia, którą wybrać? A może współpracujesz już z kimś, ale jakość usług nie spełnia Twoich oczekiwań? Podpowiemy, co zrobić, żeby znaleźć dobrą ekipę fachowców i jak postąpić w sytuacji, gdy podwykonawca Cię rozczaruje.
Zanim zatrudnisz firmę sprzątającą…
Wielu rozczarowań możesz uniknąć już na samym początku, zanim zdecydujesz się na współpracę z konkretną firmą sprzątającą. W tym celu trzeba zebrać jak najwięcej informacji na jej temat, posiłkując się:
- opiniami z Internetu – klienci wzajemnie polecają/odradzają sobie współpracę z konkretną firmą, jednak niestety trzeba mieć na uwadze, że część komentarzy może być wystawiana np. przez konkurencję. Nie zawsze więc to źródło będzie wiarygodne,
- referencjami na stronie internetowej – jeżeli firma ma dłuższy staż i na swoim koncie wiele udanych transakcji, to chętnie podzieli się nimi na swojej stronie internetowej. Rekomendacje są ważnym źródłem informacji na temat przyszłej współpracy,
- zakresem świadczonych usług – są one przedstawione na stronie internetowej, ale warto podejść do tematu bardziej indywidualnie. Rozmowa i zadanie konkretnych pytań sprawi, że zyskasz odpowiedzi na najbardziej interesujące Cię pytania. W ten sposób zbierzesz informacje, dowiesz się, czy profil firmy i jej usługi spełniają Twoje oczekiwania.
Powyższe pozwoli Ci zebrać sporo informacji na temat firmy i jej usług, ale będą to jedynie kwestie czysto teoretyczne. Czy jest szansa, żeby sprawdzić w praktyce firmę sprzątającą? Miesiąc testowy jeszcze przed podpisaniem umowy właściwej dostarczy Ci kompletnej wiedzy na temat tego, jak będzie przebiegała współpraca.
Sprawdź firmę sprzątającą – miesiąc testowy
Zleceniodawcy zazwyczaj boją się tego, że podpiszą umowę długoterminową, a w międzyczasie pogorszy się jakość usług świadczonych przez firmę sprzątającą. Miesiąc testowy to doskonałe rozwiązanie, pozwalające sprawdzić, jak pracuje dany personel. Dopiero po tym czasie możesz zdecydować, czy związać się z danym przedsiębiorstwem na dłuższy czas.
Takie opcje nie zawsze są dostępne, dlatego warto poszukać firm niebojących się podjąć wyzwania. Zazwyczaj są to te, które:
- zatrudniają legalnie wykwalifikowany personel,
- mają wykupioną polisę ubezpieczeniową na wysoką kwotę,
- korzystają z profesjonalnych środków i ekologicznych metod,
- mogą się pochwalić współpracą z wieloma firmami i pozytywnymi referencjami.
Jeżeli firma ma cokolwiek do ukrycia lub boi się, że słabo wypadnie w teście, raczej nie zaproponuje przetestowania swoich usług bez długiej umowy. Szybko bowiem okazałoby się, że to, co oferuje nie spełnia Twoich wymogów, czy standardów BHP. Wtedy zapewne nie doszłoby do podjęcia współpracy z daną firmą sprzątającą. Miesiąc testowy to rzetelna wiedza na temat intencji, możliwości oraz profesjonalizmu zleceniobiorcy.
Firma sprzątająca Cię rozczarowała? Oto co możesz zrobić:
Rozczarowanie usługami firmy sprzątającej może się zdarzyć, ale nie zawsze musi oznaczać od razu rozwiązania umowy. Zanim podejmiesz radykalną decyzję:
- porozmawiaj z kierownikiem – dobra firma zatrudnia koordynatora, który jest pośrednikiem między Tobą a ekipą. To jemu możesz przedstawić swoje obiekcje, uwagi, prośby czy oczekiwania, a także zadać pytania. Warto zapytać, dlaczego pomieszczenie nie zostało wysprzątane – czy jest to wina pracownika (jego niedbalstwo albo niedopatrzenia) czy może źle opracowana umowa (która nie obejmuje akurat danego pomieszczenia czy czynności, na której Ci zależy),
- daj czas na poprawę jakości usług – firma sprzątająca się spóźnia, pracuje za krótko, jest niedokładna – to może, ale nie musi oznaczać natychmiastowego rozwiązania umowy. Warto dać pracownikom czas na poprawę (szczególnie na początku współpracy) i zaproponować plan naprawczy, w którym firma będzie mogła wdrożyć poprawki i uwagi.
- wyjaśnij kłopotliwe, drażliwe tematy – coś zniknęło, zostało uszkodzone, masz wrażenie, że cała powierzchnia biurowa jest myta tym samym środkiem czystości? Jeżeli nie masz dowodów na winę konkretnego pracownika (świadkowie, nagranie z kamer) nie zaczynaj od rzucania oskarżeń. Spróbuj porozmawiać z koordynatorem lub bezpośrednio z ekipą i dać im szansę na wyjaśnienie,
- zmień ekipę sprzątającą – może się okazać, że próby polubownego załatwienia sprawy spełzną na niczym. Brak zaangażowania, podstawowego wyposażenia, profesjonalnej chemii czyszczącej, ciągłe spóźnienia, niedokładność, hałaśliwość, niedyskrecja, kradzieże… jeżeli wiesz, że winę ponosi firma sprzątająca, koordynator unika rozmów, a pracownicy nie biorą za nic odpowiedzialności to możesz podjąć radykalne działania. Zerwanie umowy w takiej sytuacji zazwyczaj jest możliwe w trybie natychmiastowym, bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Pamiętaj, że płacisz za pracę, którą powinna wykonać ekipa sprzątająca. Nie musisz już kontrolować ich postępowania, sprawdzać, czy są dokładni i uczciwi – to powinno być oczywiste! Czasem rozczarowanie jakością usług może być kwestią zwykłego niedomówienia, np. umowa nie obejmuje danej usługi i za dopłatą zostanie dodana do Twojego abonamentu. Dlatego zawsze, przed podjęciem decyzji, porozmawiaj ze zleceniobiorcą. A jeżeli to nie przyniesie efektów, wypowiedz umowę i poszukaj zastępcy.
Potrzebujesz nowego partnera w zakresie usług porządkowych?
