Dzisiaj również w mniejszych firmach pojawiają się stanowiska managerskie. Osoby zajmujące się zarządzaniem są potrzebne do kontrolowania procesów w przedsiębiorstwach i odciążają prezesa. Jeżeli chodzi o utrzymanie biura, to to zadanie powierza się Office Managerom. Kierownicy biur mają zazwyczaj szeroki zakres obowiązków, więc znalezienie osoby nie jest łatwe. Chyba że wcześniej przeczytasz nasz poradnik!
Kiedy i w jakim zakresie zatrudnić Office Managera
Kiedy czujesz, że trudno Ci samemu kontrolować wszystkie procesy administracyjne w firmie, możesz skorzystać z pomocy Office Managera. Jest to specjalista zajmujący się koordynowaniem pracy zespołów sprzątających, dostawców materiałów biurowych, planujący biurowy grafik, obsługujący spotkania, czuwający nad przesyłaniem i segregowaniem oficjalnej korespondencji. W praktyce zakres jego obowiązków jest jeszcze szerszy, a konkretne wymogi zależą m.in. od charakteru firmy i rodzaju biura, którym będzie zarządzał kierownik. Nic dziwnego, że zatrudnienie Office Managera może się okazać trudniejsza niż pierwotnie zakładałeś.
Rekrutacja na stanowisko Office Managera
Kiedy zaczynasz szukać odpowiedniej osoby na stanowisko Office Managera możesz zdecydować o tym, czy rekrutację przeprowadzisz samodzielnie, przy wsparciu działu HR lub kadr, czy powierzysz to zadanie firmie zewnętrznej.
Ponadto, jeśli chodzi o grono osób, które zaprosisz do udziału w rekrutacji to do wyboru masz dwie opcje:
-
- zatrudnienie managera z zewnątrz,
- zatrudnienie managera spośród swoich pracowników.
Przy czym w tym drugim przypadku także masz dwie opcje – albo wyłonisz najlepszego kandydata w ramach prowadzonej rekrutacji wewnętrznej, albo samodzielnie podejmiesz decyzję o tym, kogo awansować na to stanowisko. Musisz wybrać osobę, która ma cechy i kompetencje pożądane w zawodzie Office Managera. Pamiętaj, że tutaj kompetencje miękkie mogą się okazać ważniejsze od twardych, bo np. obsługi arkuszy w Excelu czy składania zamówień i rozliczania dostaw można się szybko nauczyć.
Gdzie się ogłaszać?
Jeżeli prowadzisz rekrutację wewnątrz firmy, odpowiednim miejscem do zaanonsowania tego będzie cykliczny newsletter do pracowników czy wiadomość e-mail rozesłana na skrzynki pracownicze. Ten kanał komunikacji wykorzystaj również wtedy, gdy rozszerzasz rekrutację także na zewnątrz i dopuszczasz opcję zatrudnienia specjalisty spoza firmy. Zachęć pracowników, aby rekomendowali swoich znajomych – zazwyczaj najlepsi pracownicy to właśnie ci z polecenia.
Ogłoszenie o tym, że szukasz Office Managera umieść też na swojej stronie Internetowej w zakładce „Kariera”. Obowiązkowo promuj tę informację w swoich mediach społecznościowych – na Facebooku i LinkedIN, gdzie znajduje się Twój target. Poza tym zostają Ci jeszcze lokalne portale internetowe z ogłoszeniami, takie jak OLX, pracuj.pl czy gowork.pl.
Jakie informacje zamieścić w ogłoszeniu?
Wiesz już, gdzie się ogłaszać, czas na skonstruowanie ogłoszenia, które wzbudzi zainteresowanie potencjalnych kandydatów i sprawi, że zechcą oni aplikować na stanowisko Office Managera w Twojej firmie. Jakie informacje powinieneś w nim uwzględnić?
- Kogo dokładnie szukasz?
W niektórych firmach Office Manager bywa nazywany recepcjonistką, pracownikiem biurowym lub administracyjnym, konsultantem, a nawet specjalistą ds. obsługi recepcji. Pamiętaj, że Office Manager to stanowisko najbardziej wszechstronne, a sama jego nazwa brzmi prestiżowo, co zainteresuje ambitnych kandydatów.
- Jaki rodzaj umowy oferujesz?
Umowa o pracę na czas określony/nieokreślony/na zastępstwo, umowa zlecenie/o dzieło, a może B2B? Największym zainteresowaniem cieszy się etat, bo jest to stabilna forma zatrudnienia.
- Jaki jest zakres obowiązków na stanowisku Office Managera?
Każde biuro ma inne potrzeby – w klarowny sposób wymień zadania, za które będzie odpowiedzialny kierownik w Twojej firmie. Może to być np. koordynowanie grafiku ekipy sprzątającej, umawianie serwisu, podpisywanie umów z dostawcami, obsługa korespondencji, przygotowywanie konferencji i spotkań.
- Kogo potrzebujesz?
Określ swoje wymagania względem Office Managera – czy musi posiadać prawo jazdy? Doświadczenie? Wykształcenie kierunkowe?
- Co oferujesz?
Nie ukrywajmy, że dla każdego szukającego pracy liczy się wysokość wynagrodzenia. Choć podawanie „widełek” nie jest popularną praktyką, to jednak lepiej nie zatajać tej informacji. Kandydaci to docenią! Ponadto opisz inne benefity płynące z pracy na tym stanowisku, unikając oklepanych formułek o możliwościach rozwoju czy owocowych czwartkach.
Ogłoszenie powinno być konkretne, ale niezbyt rozbudowane. Zwiększy to szansę na to, że kandydat przeczyta je w całości i zaaplikuje, gdy przekona się, że ta praca naprawdę jest dla niego.
Czego oczekiwać od Office Managera?
Z uwagi na szeroki zakres obowiązków, od Office Managera w każdej firmie wymaga się czegoś innego. Zastanów się, co jest absolutnie niezbędne, a czego nowy pracownik będzie w stanie się dopiero nauczyć na okresie próbnym.
Wykształcenie
Można znaleźć ofertę studiów podyplomowych na kierunku „Office Manager”, jednak ich ukończenie nie powinno być warunkiem koniecznym. Dlaczego? Wielu wartościowych kandydatów mogłoby odpaść na tym etapie. Jeżeli wymagasz wykształcenia, niech będzie to licencjat czy magister z bardziej ogólną wiedzą, np. w dziedzinie zarządzania – zarządzanie przedsiębiorstwem, zarządzanie zasobami ludzkimi, przywództwo w organizacji itp. Przydatna może być także znajomość języków obcych, jeśli Twój zespół jest międzynarodowy.
Doświadczenie
Czy Kierownik Biura musi być osobą doświadczoną? Dobrze, aby miał przynajmniej roczne lub dwuletnie doświadczenie w zarządzaniu zespołem – tu będzie odpowiedzialny za koordynowanie pracy różnych specjalistów, w tym także tych zatrudnianych na zasadzie outsourcingu. Możesz też oczekiwać, że będzie znał branżę, w jakiej działa Twoja firma, jednak nie jest to niezbędne.
Dyspozycyjność
Office Manager pracuje głównie w godzinach pracy biura, czyli zazwyczaj między 8/10 a 16/18. To standardowe godziny, więc większość osób szukających zatrudnienia jako Kierownik Biura powinna liczyć się z tym, że będzie proszona o gotowość pracy na dzienną zmianę.
Kompetencje
Na stanowisko Office Managera bardzo ważne są kompetencje miękkie. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie powierzchnią biurową oraz pracownikami powinna być komunikatywna, dobrze zorganizowana, zaangażowana. Na pewno z uwagi na piastowane stanowisko i ciągły kontakt z klientami wymaga się od niej przyjemnej aparycji i schludnego, profesjonalnego wyglądu.
Znalezienie i zatrudnienie Office Managera, który będzie komunikatywny, dobrze zorganizowany, zaangażowany w swoją pracę nie jest łatwe. Poświęć jednak czas na proces rekrutacji lub powierz go specjalistom z zewnątrz. Dzięki temu zyskasz wsparcie w zarządzaniu biurem, a sam będziesz mógł skupić się na rozwoju oferty i usprawnianiu procesów.
