Tak jak wszystkich innych procesów w Twojej firmie, tak samo sprzątania nie da się przeprowadzać w sposób spontaniczny. Czynności porządkowe należy odpowiednio zaplanować, aby praca ekipy zajmującej się utrzymaniem czystości była maksymalnie wydajna. Liczy się efekt, ale też czas, w jakim uda się go osiągnąć, nie przeszkadzając przy tym pracownikom oraz klientom. Zobacz, dlaczego przemyślana organizacja sprzątania jest ważna i jak prawidłowo rozplanować poszczególne czynności.
Organizacja sprzątania – dlaczego jest ważna?
- Pozwala zoptymalizować koszty.
- Gwarantuje stałe utrzymywanie czystości na wysokim poziomie.
- Daje przestrzeń – pracownikom do realizowania obowiązków w przyjaznym otoczeniu, a członkom ekipy sprzątającej do efektywnego realizowania swoich zadań.
- Daje pewność, że biuro będzie zawsze czyste.
- Pozwala podjąć przemyślane decyzje bez pośpiechu.
Organizacja sprzątania skupia się przede wszystkim na ustaleniu częstotliwości porządków, ich zakresu, a także godzin, w których realizowane są prace. Grafik zazwyczaj ustalany jest w cyklach miesięcznych, jednak w zależności od potrzeb może ulegać elastycznym zmianom – po wcześniejszych ustaleniach z koordynatorem.
Co wziąć pod uwagę przy organizacji sprzątania?
Sprzątanie w każdym miejscu wygląda inaczej. Wynika to głównie z tego, że inny jest metraż i wyposażenie biura, a inne placówki medycznej. Jednak planując realizację prac, bez względu na charakter obiektu liczy się:
- Częstotliwość sprzątania.
- Zakres czynności porządkowych.
- Godziny pracy ekipy sprzątającej.
- Wybór technologii i środków.
Rozwińmy każdy z tych punktów. Dowiesz się dzięki temu, dlaczego warto skupić się akurat na tych obszarach i czym kierować się przy wyborze firmy do sprzątania biura.
Częstotliwość sprzątania – harmonogram pracy ekipy porządkowej
Współpraca z firmą porządkową zazwyczaj odbywa się w formie abonamentowej. Oznacza to, że już przy podpisywaniu umowy z podwykonawcą ustalacie częstotliwość sprzątania biura. Do wyboru są trzy opcje:
- codzienne sprzątanie biura – potrzebne zwłaszcza w miejscach, gdzie pracuje dużo ludzi, a ruch klientów jest nasilony. Polega na rzetelnym wykonywaniu podstawowych czynności – odkurzaniu, zamiataniu, myciu podłóg, ścieraniu kurzu, porządkowaniu pomieszczenia socjalnego,
- sprzątanie w wybrane dni – biuro nie jest intensywnie eksploatowane? Prawdopodobnie wystarczy, aby ekipa pojawiła się w nim 2-3 razy w tygodniu (np. we wtorek i w piątek),
- sprzątanie raz w tygodniu – wolisz sprzątanie biura „raz a porządnie”? Generalne porządki np. w sobotę jest optymalne w przypadku mniejszych firm.
Zakres czynności porządkowych
Wspomniana już umowa z firmą świadczącą usługi porządkowe dla biur reguluje nie tylko częstotliwość, ale też zakres sprzątania. Zazwyczaj prace przeprowadzane są kompleksowo, tzn. obejmują zarówno czynności bieżące – opróżnianie koszy na śmieci, zakładanie worków, ścieranie kurzu, odkurzanie, mycie podłóg, jak również prace bardziej zaawansowane – mycie okien, pranie wykładzin, ozonowanie i dezynfekowanie pomieszczeń. Do tego trzeba uwzględnić zapotrzebowanie na sprzątanie sezonowe, czyli grabienie liści jesienią czy odśnieżanie ścieżek i dachów zimą.
Godziny pracy ekipy sprzątającej
W sprzątaniu biura liczy się nie tylko efekt pracy, ale też sposób, w jaki ona przebiega. Ważne jest, aby ekipa porządkowa i pracownicy etatowi nie przeszkadzali sobie nawzajem. Najczęściej więc ustala się konkretne, w jakich godzinach personel sprzątający pojawi się w biurowcu, gdzie przystąpi do pracy. Zazwyczaj są to takie pory:
- wczesny ranek – zazwyczaj życie w biurach zaczyna się o 8-9. Jeżeli ekipa sprzątająca pojawi się tam wcześniej, to przygotuje miejsce pracy, a przestrzeń będzie prezentowała się świeżo i przyjemnie,
- godziny popołudniowe – większość pracowników opuszcza biura w godzinach 16-17. To dobry moment, aby swoją zmianę zaczęła ekipa sprzątająca,
- wieczór i noc – podobnie jak w godzinach popołudniowych również wieczorem i nocą w biurze panuje spokój i jest ono niemal całkowicie puste. Jednak są dwie wady pracy po zachodzie słońca – brak możliwości używania głośnych maszyn i konieczność zatrudniania ochroniarza/stróża, który wpuści i wypuści ekipę sprzątającą z budynku.
Wybór technologii i środków
Czy technika i środki czyszczące są aż tak ważne, że trzeba je brać pod uwagę już na etapie organizowania sprzątania? Okazuje się, że tak. Jeżeli chcesz uniknąć przykrych niespodzianek już po podpisaniu umowy, to dowiedz się zawczasu, jakim wyposażeniem dysponuje personel. I czy jest ono uwzględnione w cenie, abyś nie musiał za nie dopłacać! Mechanika sprzątania powinna być dostosowana do powierzchni. Ostre szczotki nie sprawdzą się na parkietach, a brak odkurzacza piorącego znacznie utrudni czyszczenie wykładzin.
Nawet najlepiej zorganizowane sprzątanie biura może przynieść zaskoczenie. Choroba pracownika? Nie musisz się martwić o ciągłość realizowania usługi porządkowej, bo firma, którą zatrudniasz zapewni Ci zastępstwo. Przypadkowe zniszczenie mienia? Jeżeli przedsiębiorstwo ma wykupioną polisę OC, to szkoda zostanie pokryta z ubezpieczenia. Inne problemy rozwiążesz na bieżąco z koordynatorem.
