Biuro to miejsce, w którym pracujesz, przyjmujesz klientów, negocjujesz warunki umów. Prawdopodobnie w Twoim napiętym harmonogramie nie ma już czasu na prace porządkowe. Te, szczególnie w większych firmach zleca się podwykonawcom. Outsourcing jest bardziej opłacalny niż tworzenie własnego zespołu i zatrudnianie pracowników do sprzątania. Zobacz, komu zlecić utrzymanie czystości w biurze, aby zawsze prezentowało się ono nienagannie i było wizytówką Twojej marki.
Outsourcing usług sprzątających czy własna ekipa porządkowa?
Dzisiaj outsourcować można różne usługi, których firma nie chce lub nie może świadczyć sama. Taka forma współpracy cieszy się rosnącą popularnością, ponieważ generuje spore oszczędności – czasu i pieniędzy. Wyobraź sobie, że musisz stworzyć dział kadr i księgowości, IT czy logistyczny od podstaw.
Podobnie wygląda kwestia zespołu sprzątającego, który dba o utrzymanie porządku w biurze. Nie mogą to być przypadkowe osoby, a znalezienie wykwalifikowanych specjalistów i stworzenie oddzielnej jednostki zarządzanej przez koordynatora jest niezwykle czasochłonne. Wiąże się też ze sporymi wydatkami na rekrutację, szkolenia i utrzymanie pracowników, czego możesz na szczęście w łatwy sposób uniknąć. Jak? Outsourcując usługi sprzątające, czyli powierzając utrzymanie porządku firmie zewnętrznej.
Jak wygląda współpraca z firmą zewnętrzną?
W Polsce więcej niż połowa firm decyduje się na zatrudnienie zewnętrznej firmy sprzątającej. Szczególnie chętnie z takiej opcji korzystają większe przedsiębiorstwa. To naturalne, ponieważ zazwyczaj zajmują one większe powierzchnie biurowe, które są wymagające w utrzymaniu.
Zapewnienie ładu i harmonii jest kluczowe przy kreowaniu przyjaznych oraz bezpiecznych warunków pracy. W trosce o swoich pracowników, ale też mając na uwadze obostrzenia i wymogi sanitarne, przedsiębiorcy chcą maksymalnie zatroszczyć się o porządek. Jednak zazwyczaj nie mają do tego wystarczającej wiedzy, zaplecza technologicznego i zespołu, który byłby gotów realizować powierzone zadania. Do tego dochodzi jeszcze zaopatrzenie pracowników w niezbędny sprzęt oraz wysokiej jakości preparaty czyszczące. Nie zapominajmy też o ustalaniu harmonogramu prac, zakresu sprzątania biura czy wreszcie kontrolowaniu ich efektów.
Tym wszystkim natomiast zajmie się firma zewnętrzna delegująca własnych specjalistów do spraw utrzymania czystości oraz koordynatora. Zazwyczaj taka współpraca odbywa się na zasadzie abonamentowej – z góry ustala się częstotliwość sprzątania i jego zakres, a także wycenia usługę.
Zalety współpracy z firmą sprzątającą
Zastanawiasz się nad tym, jak usprawnić czynności porządkowe w swojej firmie bez konieczności delegowania własnych pracowników i narażania się na braki kadrowe? Przyjrzyjmy się, jakie zalety daje współczesnym przedsiębiorstwom outsourcing usług sprzątających:
- automatyzację procesów – nowoczesne firmy chętnie korzystają ze zdobyczy technologicznych np. maszyn, które dokładnie i szybko czyszczą posadzki czy piorą wykładziny,
- kompleksowość usług – firmy zewnętrzne wykwalifikowane w dziedzinie utrzymania czystości działają wielotorowo. Z jednej strony wykonują proste, codzienne czynności, jak ścieranie kurzu czy opróżnianie pojemników na śmieci. Z drugiej pamiętają o gruntownych porządkach – myciu okien, szklanych fasad, praniu tapicerek w meblach i wielu innych, prowadzonych także na zewnątrz (zimą odśnieżanie, latem strzyżenie trawników czy grabienie liści),
- utrzymanie czystości zgodnie ze standardami BHP – w dobie trwającej pandemii dokładne sprzątanie, dezynfekowanie oraz ozonowanie jest niezbędne, aby sprostać obowiązującym restrykcjom. Od 2020 roku widać duży wzrost zainteresowania usługami firm porządkowych, które znają aktualne przepisy i dbają o to, aby biuro, które im powierzasz, było w pełni bezpieczne i komfortowe dla użytkowników,
- oszczędność czasu i pieniędzy – wspomniana już organizacja wewnętrznej jednostki odpowiedzialnej w firmie za utrzymanie porządku wymaga czasu oraz nakładów finansowych na rekrutacje i szkolenia. Wiele przedsiębiorstw szybko dochodzi do wniosku, że outsourcing jest znacznie bardziej opłacalny.
Współpraca z firmą sprzątającą
Wiesz już, że warto zatrudnić firmę do sprzątania biur, jednak pozostaje pytanie – którą ofertę wybrać? Ekipa porządkowa powinna wzbudzać Twoje zaufanie, dlatego ważne jest to, jak długo działa na rynku, jakie ma referencje i styl działania. Dobrą praktyką jest współpraca próbna, podczas której można ocenić zaangażowanie oddelegowanych pracowników. Dla płynnej komunikacji istotne jest też pozostawanie w stałym kontakcie z koordynatorem, który zarządza grafikiem zespołu, kontroluje jakość prac i dba o wyposażenie ekipy.
Bardzo dużym argumentem jest to, czy firma posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. OC na większą kwotę jest gwarancją dla Ciebie, że wszelkie nieprzyjemne zdarzenia losowe wiążące się z materialnymi stratami zostaną pokryte z polisy. Sprzątanie biura warto zlecić firmie zewnętrznej. Outsourcing to opłacalna opcja, poda warunkiem, że zatrudnisz rzetelny i zaangażowany zespół.
