Twoja firma dopiero się rozwija i jej potrzeby lokalowe nie są zbyt wygórowane? Być może siedzibą jest jedno z pomieszczeń wydzielone w Twoim domu, a może podnajmujesz gabinet w większym budynku? Nawet na mniejszym metrażu możesz zaaranżować przestrzeń, która będzie sprzyjała pracy kreatywnej i stanie się Twoją wizytówką. Podpowiadamy, na czym się skupić przy urządzaniu niewielkiego biura.
Liczne badania potwierdzają to, co na pewno wiesz już z własnych obserwacji i doświadczenia – wystrój biura i jego funkcjonalność mają ogromny wpływ na jakość pracy. Ale to nie wszystko! Troska o odpowiedni to, jak wygląda biuro jest ważna także ze względu na Twoich klientów. To prawda, że pierwsze wrażenie możesz wywrzeć na nich tylko jeden raz, a masz na to… maksymalnie 30 sekund.
Urządź małe biuro w sposób przemyślany – maksymalnie wykorzystaj światło dzienne i przestrzeń, którą dysponujesz. Postaw na minimalizm w ilości mebli czy sprzętów, ale nie oszczędzaj na ich jakości. Dbaj o przestrzeganie standardów czystości, aby miejsce pracy było przyjazne dla pracowników i imponowało klientom.
Strefy wspólne i miejsce do pracy własnej
W małych firmach nie ma raczej miejsca na aranżację dużego open space, jednak często brakuje też pomysłu na zorganizowanie miejsc do pracy dla członków zespołu.
Jeżeli charakter pracy wymusza pozostawanie w stałym kontakcie to jedna wspólna przestrzeń będzie jak najbardziej uzasadniona. Jednak nawet w mniejszym biurze warto wydzielić pomieszczenia do pracy własnej, gdzie panuje cisza i są warunki odpowiednie do osiągnięcia stanu maksymalnego skupienia.
W większych przedsiębiorstwach stosuje się podział na strefy komunikacji, koncentracji, interakcji i kreacji. Ty, na początek, zadbaj zwłaszcza o dwie pierwsze. Uwzględnij przy tym to, przy jakich procesach pracują Twoi pracownicy, jakie mają potrzeby i preferencje i wreszcie to, jaka kultura organizacyjna panuje w firmie. To warto ustalić już na początku prowadzenia biznesu.
Jak aranżacja biura i jego wystrój wpływają na kreatywność?
Nie pytamy o to, jak aranżacja biura wpływa na pracowników. O tym, że w ogóle ma dla nich znaczenie świadczą np. opinie zebrana podczas badania przeprowadzonego na zlecenie firmy Mikomax Smart Office. Wynika z nich, że nawet dla 45% zatrudnionych ważne jest to, jak wygląda ich miejsce pracy. Zastanów się zatem, co zrobić, aby sprostać ich oczekiwaniom.
Jeżeli pracownicy każdego dnia będą przychodzili do miejsca, które wygląda nowocześnie, jest komfortowe i estetyczne, to z dużym prawdopodobieństwem wpłynie to na poprawę ich motywacji, wydajności oraz kreatywności.
Na te aspekty zwróć uwagę przy projektowaniu i urządzaniu małego biura:
- Połączenia kolorystyczne – tutaj panuje dość duża swoboda, bowiem niektóre firmy koncentrują się na podążaniu za założeniami identyfikacji wizualnej i decydują się na kolorystykę spójną z logo. W małych biurach zazwyczaj najlepszym wyborem okazują się jasne kolory – popiele i beże, które optycznie powiększają przestrzeń. Wyrazistymi akcentami kolorystycznymi mogą być np. napis na ścianie czy fotel w poczekalni.
Dobór kolorów dobrze też uzależnić od tego, jaki efekt chcesz uzyskać. Czy biuro ma być pełne energii i pasji? Czy raczej sprzyjać wyciszeniu i kontemplacji? Energiczne barwy mogą męczyć na dłuższą metę, dlatego zazwyczaj bezpieczniejszym wyborem są odcienie głębokie (burgund, ziele, granat) lub neutralne (biel).
- Dostęp do światła dziennego i sztucznego – priorytetem w każdym biurze jest światło, najlepiej naturalne. Dostęp do niego uzyskasz poprzez odpowiednie ustawienie biurek i monitorów. Ważne jest też to, na jakie osłony okienne się zdecydujesz – dobrze, aby były regulowane w taki sposób, żeby można je było maksymalnie zaciągnąć lub podciągnąć do góry i ustawić pod dowolnym kątem. Ostre światło odbijające się od monitora oznacza spory dyskomfort i męczy oczy.
Światło sztuczne też powinno mieć odpowiednią barwę. W zależności od układu i metrażu pomieszczenia stosuje się jeden z dwóch systemów:
- główny punkt oświetleniowy w centralnym miejscu na suficie + indywidualne lampki biurkowe,
- rozbudowany system oświetleniowy z wieloma punktami rozmieszczonymi na suficie nad biurkami czy w przejściach.
- Dekoracje – nawet na małej przestrzeni powinno się znaleźć miejsce dla dekoracji. To one dodają biuru ostatecznego charakteru i wyróżniają je spośród setek innych. Pozwalają też pracownikom „przemycić” osobiste akcenty. Tutaj trzeba jednak zachować równowagę, aby nie zagracić biurka czy nie utrudnić przejścia. Optymalne będą plakaty na ścianach, designerskie lampy, niewielkie ramki ze zdjęciami przy monitorach. Można też zadbać o to, aby przedmioty codziennego użytku, np. organizery na dokumenty czy artykuły piśmiennicze nie były typowe, lecz odznaczały się niecodzienną formą. Takie detale przykuwają uwagę!
- Kwiaty – właściwie można potraktować je w kategorii dekoracji, choć uważamy, że w biurze robią znacznie więcej. Trend na umieszczenia kwiatów w biurach doczekał się już nawet własnej nazwy – w biofilii wielu specjalistów upatruje przyszłości nowoczesnych i ergonomicznych biur.
Jak pokazują wyniki badań przeprowadzonych przez Polskie Stowarzyszenie Budownictwa Ekologicznego PLGBC oraz Politechniką Śląską aż 86% ankietowanych (pracowników dużych firm takich jak Skanska czy Ikea) zadeklarowało, że kwiaty w biurze pozytywnie wpływają na ich samopoczucie, komfort oraz wydajność.
Mając tę wiedzę, nawet w mniejszym gabinecie postaraj się umieścić taki odmiany jak skrzydłokwiat, zielistka, zamiokulkas czy paprotka. Nie tylko pięknie wyglądają, ale też produkują tlen i są mało wymagające w utrzymaniu. O ich podlewanie poproś firmę wykonującą sprzątanie biura.
Dobór kolorów, dostęp do światła, starannie dobrane dekoracje i kwiaty – małe biuro oznacza ograniczenia jedynie, jeśli chodzi o metraż. Natomiast cała reszta związana z trendami i ergonomią pracy zależy wyłącznie od Twojej wyobraźni.
W co wyposażyć biuro?
Wyposażenie małego biura zacznij od ustalenia, czego potrzebujesz w codziennej pracy. Meble powinny pasować do stylu firmy, co oznacza zazwyczaj rezygnację z masywnych foteli i rzeźbionych biurek na korzyść minimalistycznych stolików z regulacją elektryczna i komfortowych krzeseł obrotowych z wielostopniową regulacją. To właśnie jakość biura i krzesła jest najważniejsza dla Twoich pracowników.
Podobne znaczenie ma to, jakie sprzęty elektroniczne wybierzesz. Natomiast zastanów się, czy koniecznie potrzebujesz bardzo dużego urządzenia wielofunkcyjnego i rozbudowanego systemu regałów do przechowywania dokumentów, skoro większość z nich generujesz i archiwizujesz w formie cyfrowej.
Utrzymanie biura – codzienne standardy
Na postrzeganie biura wpływ ma nie tylko to, jak zostanie urządzone. Bardzo ważne jest też dbanie o wysokie standardy jego utrzymania. Zazwyczaj oznacza to współpracę z firmą porządkową, która zadba o czystość i estetykę pomieszczeń – regularne wietrzenie pomieszczeń, sprzątanie toalet, kuchni, sali konferencyjnej, biurek pracowników, odkurzanie i pranie wykładzin.
Nawet małe firmy nie mają czasu na to, aby samodzielnie troszczyć się o utrzymanie czystości, a jest to niezbędne dla podtrzymania dobrego wrażenia w oczach pracowników i klientów.
