Office manager – jak wygląda praca na tym stanowisku?

Tętniące życiem biuro wymaga właściwego zarządzania. Przestrzenie, które są miejscem pracy, spotkań i wymian handlowych wymagają właściwego zagospodarowania pod wieloma względami. Skuteczny Office Manager to pracownik na wagę złota. Jak w praktyce wygląda zarządzanie biurem, czego oczekują pracodawcy? 

Czy zastanawiałaś się kiedyś, jak działałoby biuro bez dobrego zwierzchnika? Kto zajmowałby się zaopatrzeniem, obsługą korespondencji, przygotowywaniem miejsc pracy, uzupełnianiem papieru w drukarce, koordynowaniem rezerwacji salki szkoleniowej, porządkowaniem dokumentacji, umawianiem spotkań czy ogólnym utrzymaniem porządku w biurze?

Na rynku widać rosnące zapotrzebowanie na specjalistów organizujących pracę dużych biur. Z naszej tekstu dowiesz się:

• Kim jest office manager? 
• Jak wygląda praca na tym stanowisku? 
• Ile zarabia kierownik biura?
• Kto może pełnić tę funkcję? 

Biuro pełni wiele funkcji i jest sercem firmy. W dzień wypełnia je gwar rozmów prowadzonych między pracownikami i klientami, wieczorem szum odkurzaczy obsługiwanych przez personel sprzątający. Czy miejsca takie jak te mogą działać bez office managera? Sądząc po ilości ofert zamieszczanych w sieci, jak również atrakcyjnych warunkach zatrudniania proponowanych kandydatom, odpowiedź nasuwa się sama. Kierownik biura to poszukiwany specjalista. Co zrobić, aby sprawdzić się w tej roli i budować karierę jako office manager? 

Zadania, które wykonuje office manager

Nie ma sztywnego zakresu obowiązków, które byłyby odgórnie narzucane office managerowi. W praktyce często zdarza się, że taka osoba zarządza nie tylko powierzchnią biurową, ale też kieruje zespołem pracowników, a przynajmniej koordynuje współpracę między kilkoma zespołami (np. ustalając rezerwację sal szkoleniowych czy konferencyjnych). 

Każda firma ma własne oczekiwania i potrzeby, dlatego szczegółowe wymagania wobec kandydatów są wypisywane w ogłoszeniach o prace, przedstawiane na rozmowie kwalifikacyjnej i zatwierdzane w umowie. 

Zazwyczaj należy do nich szeroko pojęta organizacja pracy biura, która obejmuje:

• zarządzanie dostawami, zbieranie i porównywanie ofert od firm sprzątających
• kwestia obsługi dzierżawy ekspresów do kawy czy samochodów firmowych
• czuwanie nad zaopatrzeniem biura w artykuły papiernicze, materiały eksploatacyjne do drukarek, wodę, kawę, herbatę,
• przyjmowanie, odbieranie, nadawanie przesyłek pocztowych, segregowanie poczty,
• organizowanie spotkań, rezerwowanie sal szkoleniowych i konferencyjnych,
• rozliczanie delegacji i podróży służbowych,
• archiwizowanie dokumentów, ewidencjonowanie akt.
• ułożenie współpracy z firmą sprzątającą,  dbanie o porządek w biurze 

Jak widzisz, praca office managera jest pełna wyzwań i wymaga przynajmniej podstawowej wiedzy w różnych obszarach – finansach, zarządzaniu, administracji, logistyce, archiwistyce, informatyce. Jeżeli lubisz wszechstronność w działaniu i jesteś gotowa na podejmowanie nowych wyzwań, to warto rozważyć zatrudnienie na tym stanowisku. 

Ile zarabia office manager? 

Zarobki na stanowisku office managera mogą się wahać w zależności od miasta, wielkości przedsiębiorstwa, zakresu obowiązków czy wreszcie stażu pracy. A jak to wygląda w liczbach?

Ogólnopolskie Badanie Wynagrodzeń przeprowadzone na grupie 1360 kierowników biur podają, że mediana na tym stanowisku wynosi 5680 zł brutto. Przedział wynagrodzeń waha się od 4510 do 7410 zł brutto. Jest jednak grupa 25% specjalistów, którzy zarabiają mniej niż podana wartość i 25% specjalistów zarabiających powyżej górnej granicy uwzględnionej w raporcie.* 

W praktyce ciężko stwierdzić, jaka jest maksymalna osiągalna płaca na tym stanowisku. Na pewno dobry kierownik biura może liczyć na regularne podwyżki czy premie, jednak jego perspektywy rozwoju są dość ograniczone z racji tego, że już zajmuje stanowisko managerskie. 

* Dane pochodzą ze strony https://wynagrodzenia.pl/moja-placa/ile-zarabia-kierownik-biura-office-manager i są zgodne z aktualizacją ze stycznia 2021

Kto może pełnić obowiązki office managera? 

Choć w zawodzie office managera liczą się głównie kompetencje miękkie (o których piszemy w dalszej części), to jednak potrzebna jest także specjalistyczna wiedza – i to z wielu dziedzin. 

Na potrzebę kształcenia przyszłych kierowników biur szybko zareagowały polskie uczelnie, wprowadzając do oferty kształcenia kierunek „Kierownik biura”. Na studiach podyplomowych w Collegium Human czy Warszawskiej Szkole Zarządzania można zdobyć dyplom potwierdzający kwalifikacje z zakresu zarządzania pracą w biurze. Absolwenci zdobywają wiedzę z zakresu nowych technologii i systemów, kompetencji językowych, zarządzania czasem, biznesowego savoir-vivre, efektywnej komunikacji, administrowania dokumentami, języka obcego, najczęściej business English. Podobne kwalifikacje mają osoby po studiach polonistycznych czy administracji. 

Oprócz wykształcenia kierunkowego (które jest mile widziane w czasie rekrutacji, ale nie obligatoryjne) liczy się też doświadczenie zawodowe, umiejętności oraz cechy charakteru. Nie da się ukryć, że sporym atutem jest miła aparycja i wysoka kultura osobista.

Jeżeli:

• znasz programy komputerowe, pakiet Office, zwłaszcza Microsoft Excel,
• biegle władasz językiem obcym – angielskim, niemieckim, francuskim, rosyjskim lub innym,
• umiesz zarządzać projektami,
• posiadasz podstawową wiedzę z dziedziny marketingu, przedsiębiorczości, rachunkowości

to Twoje szanse na zostanie kierownikiem biura rosną. Oczywiście dużo zależy od tego, jakie oczekiwania na danym stanowisku ma pracodawca w firmie, do której zamierzasz aplikować. Zakres obowiązków zawsze jest opisany w umowie lub załącznikach do niej.

A jakie kompetencje miękkie powinien mieć office manager? Na tym stanowisku odnajdą się osoby komunikatywne, otwarte, lubiące kontakty z innymi ludźmi, gotowe do podejmowania nowych wyzwań, dobrze zorganizowane, potrafiące pracować pod presją czasu. 

Jak szukać ofert pracy na stanowisku kierownik biura?

Bardzo często stanowisko kierownika biura jest obsadzane przez osobę, która od pewnego czasu pracuje w firmie. Może to być kolejny awans zawodowy dla sekretarki czy pracownika kadr, który chce rozwinąć skrzydła i zmienić/zwiększyć zakres swoich obowiązków (i naturalnie też wynagrodzenia).  

Inną opcją jest outsourcing usług, czyli zatrudnienie pracownika z innej firmy albo całego zespołu zarządzającego pracą biura. Jednak podobnie jak rekrutacja zewnętrzna również ten sposób zatrudnienia zdarza się rzadziej. Osoby decyzyjne wolą awansować pracowników w ramach struktury swojej organizacji, ponieważ:

• znają one specyfikę firmy, jej procedury, potrzeby, regulaminy, styl pracy,
• znają strukturę organizacyjną oraz innych pracowników, co pozwala im sprawniej koordynować ich działania i zarządzać nimi.

Najczęściej stanowiska kierowników biur są powierzane osobom, które wcześniej pracowały w danym miejscu jako asystentki lub sekretarki. Zdarza się jednak, że w firmie potrzeba „świeżego spojrzenia” albo nikt z zatrudnionych nie ma kwalifikacji, by objąć tak odpowiedzialne stanowisko. Ogłoszenia o pracę warto sprawdzić:

• na stronach takich jak pracuj.pl, infopraca.pl, Indeed, GoWork i innych,
• w grupach w mediach społecznościowych takich jak Facebook, Linkedin, 
• bezpośrednio na stronach firmowych lub agencji HR.

Zanim wyślesz swoją kandydaturę na wybrane stanowisko, poświęć czas na doszlifowanie swojego CV i przygotowanie ciekawego listu motywacyjnego. Niektórzy idą o krok dalej i do podstawowych dokumentów aplikacyjnych dołączają link do swojej strony internetowej czy portfolio dotychczasowych osiągnięć.

Wady i zalety pracy na stanowisku kierownika biura

Jak każda praca, również ta ma swoje wady i zalety. Dobrze jest poznać je jeszcze przed podpisaniem umowy z pracodawcą, aby odpowiednio przygotować się na wyzwanie zawodowe, które Cię czeka. 

Wady

• praca w stresie, pod presją czasu,
• dużo obowiązków, czasem wykraczających poza standardowy zakres,
• duża odpowiedzialność na samodzielnym stanowisku.

Zalety

• stały kontakt z ludźmi,
• możliwość rozwoju na wielu płaszczyznach,
• realny wpływ na pracę biura, widoczne efekty,
• satysfakcja,
• praca w zawodzie z perspektywami rozwoju.

Małe biuro może funkcjonować bez kierownika, jednak zazwyczaj i tak potrzebna jest osoba nadzorująca prace administracyjne czy kontrolująca koszty przedsiębiorstwa. W większych przedsiębiorstwach office manager to oficjalne stanowisko, a zatrudniony na nim specjalista na pewno nie narzeka na zawodową nudę.