Dynamiczny rozwój sektora IT spowodował wzrost zainteresowania usługami takimi jak zarządzanie biurem czy profesjonalne utrzymanie czystości. Jednak z uwagi na to, że branża ma swoje specyficzne wymagania, Office Manager stoi przed sporymi wyzwaniami. Jednym z nich jest zapewnienie komfortu oraz dobrych warunków pracy, m.in. poprzez planowanie harmonogramu, kontrolowanie dostępu do miejsc z wrażliwymi danymi – serwerowni, archiwum, dbanie o czystość i nowoczesne wyposażenie stanowisk.
Aspekty psychologiczne – zarządzanie zespołem IT
Zacznijmy od tego, że dobry Office Manager nie tylko administruje biurem, ale też zna zespół, który w nim pracuje. Zna i rozumie jego potrzeby, a te są szczególne w przypadku programistów, informatyków i innych pracowników umysłowych. Bardziej niż pozostali potrzebują oni wyciszenia oraz warunków sprzyjających skupieniu czy kreatywnemu myśleniu. Ważny jest sam proces zintegrowania zespołu, bo nierzadko projekty wymagają wspólnej pracy i dzielenia się doświadczeniami.
Office Manager może napotkać na bariery spowodowane niewystarczającą motywacją. Błędnym jest przekonanie, że to wyłącznie wynagrodzenie motywuje specjalistów IT. Są takie aspekty, jak choćby kultura pracy czy dodatkowe benefity, które działają znacznie lepiej. Jednak, jak zaznacza Iwona Grochowska – CEO Nais firmy, która stworzyła aplikację do doceniania pracowników: Karty sportowe czy pakiety medyczne w tym środowisku są standardem. Nikt nie chce, aby narzucano mu, z jakich aktywności ma korzystać w czasie wolnym, dlatego w sektorze IT znacznie ważniejsze są nowe projekty, ciekawe wyzwania, możliwości rozwoju, ale też otwartość na pracę zdalną czy hybrydową w oparciu o zatrudnienie na etacie lub B2B – do wyboru.”
Nie na wszystkie aspekty ma wpływ wyłącznie Office Manager. Dlatego w budowaniu wydajnego, nowoczesnego środowiska IT powinien on współpracować także z działem szkoleń, HR, ekipą zatrudnioną do sprzątania biura i innymi.
Przygotowanie biura technologicznego do pracy programistów
Przestrzeń zajmowana przez programistów wymaga odpowiedniego przygotowania. W biurze technologicznym powinny znaleźć się wydajne sprzęty elektroniczne z najnowszym oprogramowaniem, słuchawki wygłuszające, a także inne narzędzia niezbędne do realizowania codziennych zadań.
Ważny jest też sam podział takiej przestrzeni, który w ogromnym stopniu wpływa na:
- komfort pracownika i poczucie prywatności,
- wydajność pracownika,
- skupienie i kreatywne myślenie.
Rzadko kiedy w tych zawodach sprawdzają się otwarte przestrzenie typu open space, a lepsze okazują się gabinety lub wyciszone pokoje, tzw. silent room. O dyskomforcie spowodowanym pracą w głośnym, zatłoczonym biurze niejednokrotnie piszą programiści na tematycznych forach, a ich opinie we wpisie na blogu przytacza programista Cezary Walenciuk: Nie spotkałem programisty, który by powiedział coś pozytywnego na temat open space. By być aktywnym programistą musisz jak najlepiej utrzymywać swój proces myślowy.
Rolą Office Managera w takiej sytuacji jest:
- poznanie indywidualnych oczekiwań i potrzeb programistów względem warunków pracy,
- wykreowanie im możliwie najlepszych warunków pracy w miejscu, którym dysponuje w danej chwili,
- gdy większe zmiany w układzie przestrzeni biurowej nie są możliwe, kierownik biura może zaproponować zmiany w grafiku (np. pracę w systemie kilku zmianowym) lub wdrożyć model hybrydowy (umożliwiający częściową pracę zdalną).
W jaki sposób zebrać opinie? Za pomocą ankiety (najlepiej anonimowej), indywidualnych spotkań czy zebrań z pracownikami i wreszcie na podstawie własnych obserwacji, które na pewno prowadzisz z wyczuciem i zaangażowaniem.
Ciekawym sposobem na zaangażowanie pracowników technologicznych w życie biura jest zaproszenie ich do stworzenia wspólnego systemu zarządzania czasem pracy, projektami, sprzątaniem biura. Tego typu projekty powstają na całym świecie i pozwalają specjalistom w większym stopniu włączyć się w kreowanie przestrzeni przyjaznej i komfortowej.
Praca solo i w zespole – codzienność w IT
Wielu programistów preferuje i wykonuje indywidualną pracę w pewnym odosobnieniu (podkreślamy słowo pewnym, bo nie da się trwale odizolować od biura, jego użytkowników i zachodzących tu każdego dnia procesów. Siłą rzeczy każdy pracownik zatrudniony w firmie, staje się jej częścią. Dobrze jednak, kiedy może w pewnym stopniu decydować o skali swojego zaangażowania. Takie poczucie kontroli daje mu właśnie wybór miejsca, z którego pracuje. Czasem nie jest to tylko porównanie dom kontra biuro, lecz także konkretnych miejsc w tym biurze.)
Sympatia do pracy własnej nie oznacza jednak całkowitego odejścia od pracy zespołowej. Ta nadal ma się świetnie, jednak każda burza mózgów wymaga odpowiedniego otoczenia. Dlatego przed spotkaniami trzeba przeprowadzić sprzątanie biura IT, sprawdzić, czy na stanowiskach niczego nie brakuje. To pozwoli skupić się na merytoryce, bez rozpraszania się na niepotrzebne detale.
Dlaczego trzeba dbać o biuro technologiczne?
Pytanie wydaje się retoryczne, a odpowiedź banalna, ale czy na pewno? Okazuje się, że firmy technologiczne stale borykają się z niedoborami kadrowymi i poszukują dobrych programistów. Ci z kolei mogą przebierać w licznych ofertach, z których lwią część stanowią propozycje pracy zdalnej. To sprawia, że jeśli chcesz przekonać specjalistów, aby przyszli do Twojej firmy i zaczęli pracę w biurze technologicznym, musisz dysponować odpowiednimi argumentami. Są to wspomniane już wcześniej – rozwojowe projekty, propozycje szkoleń i stałego podnoszenia kwalifikacji, jasne i przejrzyste REALNE ścieżki awansu, czyste i dobrze wyposażone biura, elastyczni pracodawcy oferujący różne warianty zatrudnienia i świadczenia pracy.
Mając solidne argumenty, możesz rozpocząć szukanie kandydatów nie tylko w sposób bierny, ale też czynny. Sourcing i direct search często są praktykowane przez zewnętrzne firmy rekrutacyjne. Outsourcing w biurze technologicznym to podstawa. Na tej samej działanie zatrudniany jest nowoczesny personel porządkowy czy biuro kadrowo-płacowe.
