Dobre zarządzanie biurem to dzisiaj niezwykle ceniona umiejętność. Wzrosło zapotrzebowanie na wykwalifikowanych pracowników gotowych do piastowania stanowisk office managerów. Jakie wyzwania czekają na kierownika biura? Jakimi zasadami on i jego zespół powinni kierować się w codziennej pracy? I wreszcie – jakie korzyści przynosi zatrudnienie doświadczonego office managera?
Jak zarządzać biurem?
Biuro to niezwykle złożony mechanizm. Jak zarządzać biurem? Ustal priorytety! Aby działał efektywnie i niezawodnie, musi być zarządzany w mądry i usystematyzowany sposób. Co składa się na office management?
Najważniejsze zadania, przede wszystkim:
- planowanie czasu pracy - ustalenie rytmu pracy biura,
- planowanie i rozliczanie zadań - kwestie zaopatrzenia, naprawa usterek, rozpatrywanie zgłoszeń pracowników
- delegowanie zadań współpracownikom i firmom zewnętrznym (outsourcing),
- zarządzanie zasobami ludzkimi,
- utrzymywanie porządku, dbanie o wizerunek i funkcjonalność biura
- koordynacja sprzętów i technologii.
Brzmi, jak wyzwanie? Tak, szczególnie przy nowej lokalizacji czy powiększającym się zespole. W ustalenie jasnych zasad funkcjonowania biura warto inwestować czas i energię od samego początku. Po to, aby cieszyć się z pracy w miejscu, które działa jak „szwajcarski zegarek”.
Dobre planowanie a efektywność
Nie od dziś wiadomo, że planowanie pozytywnie wpływa na efektywność pracy w biurze. Zasad jest bardzo dużo, ale office manager powinien wybrać takie, które najlepiej odpowiadają charakterowi działalności i podlegających mu osób. Mając wiedzę na temat tego, że najwydajniej ludzie pracują zaledwie w pierwszych 2 godzinach i 53 minutach swojej zmiany (Źródło: Badanie przeprowadzone w Wielkiej Brytanii dla VoucherCloud), trzeba ustalić harmonogram prac i przestrzeń w taki sposób, aby umożliwić realizowanie zadań.
Przeczytaj -> Przestrzeń w biurze - bezpieczny dystans i komfort pracy
Układanie listy priorytetów to… priorytet! Warto w tym celu skorzystać z dostępnych aplikacji (Asana, Evernote, Wunderlist, Nozbe, Todolist, Plan, IFTTT oraz wiele innych). Niektórzy preferują tradycyjne metody – papierowy notes i długopis, ale nie sprawdzą się one w sytuacji, gdy grafikiem pracy oraz przerw chcesz podzielić się ze współpracownikami.
Pozbycie się rozpraszaczy
Skoro uwaga pracownika jest skoncentrowana zazwyczaj tylko przez 3 godziny, to znaczy, że jest coś, co po tym czasie zaczyna go rozpraszać. Bardzo często jest to otoczenie, w którym przebywa pracownik, a konkretniej takie czynniki jak:
- Nieporządek – chaos na biurku, kurz na monitorze, wypełniony po brzegi kosz na śmieci. Bałagan dekoncentruje, a także zaburza poczucie harmonii i estetyki, co z kolei utrudnia koncentrację. Jak temu zaradzić? Przede wszystkim zatrudnić dobrą ekipę sprzątającą i wprowadzić system 5S – sortowania, systematyki, sprzątania, standaryzacji oraz samodyscypliny na stanowisku pracy.
- Hałas – modne w pewnym czasie przestrzenie coworkingowe typu open space coraz częściej tracą rację bytu. Na wielu stanowiskach pracownicy potrzebują swobody, prywatności, a nade wszystko CISZY. Dostaną ją tylko wówczas, gdy będą pracować w oddzielnych gabinetach lub w systemie zmianowym.
- Mikroklimat – miejsce, w którym stoi kilkanaście komputerów i innych sprzętów elektronicznych powinno być często wietrzone. Szklane ściany dobrze wyglądają, ale często nie da się w nich otwierać okien. Upał latem utrudnia myślenie i spowalnia procesy. Dobry mikroklimat w biurze to podstawa. Ważnym elementem wyposażenia stają się wentylatory oraz klimatyzatory.
Jest znacznie więcej rzeczy, które mogą rozpraszać pracowników. W pierwszej kolejności warto jednak skupić się na otoczeniu, zapewnić dostęp do świeżego powietrza w biurze oraz zadbać o czystość w częściach wspólnych (szatnie, pomieszczenia socjalne, kuchnie).
Podzlecanie zadań
Nikt nie zrobi tego, tak dobrze jak ja – to maksyma, którą bardzo często wygłaszają zwłaszcza właściciele działalności jednoosobowych. Problem z dzieleniem się obowiązkami może doprowadzić do zguby. Nie jesteś w stanie sam efektywnie zarządzać (nawet małym) zespołem - prowadzić księgowości, działu kadr i płac, zajmować się pozyskiwaniem klientów, sprzedażą, prowadzeniem kampanii reklamowych czy sprzątaniem.
Outsourcing usług
Zarządzanie biurem wymaga gotowości do podzlecania zadań, jednak nie przypadkowym pracownikom. Możesz oddelegować do nich kogoś z wewnątrz, a jeśli nie widzisz odpowiedniego kandydata, to nie zawahaj się zrekrutować specjalistów z zewnątrz. Outsourcing jest szczególnie popularny w przypadku:
- firm sprzątających,
- księgowych,
- informatyków,
- specjalistów kadr i płac.
Efektywne zarządzanie biurem powinno być przede wszystkim wielopłaszczyznowe i skoncentrowane na ludziach. Priorytetem jest zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków do podejmowania zadań zawodowych – biura powinny być nowocześnie wyposażone, czyste, ciche i wygodne. Równie istotne jest to, jak planowane i dzielone będą obowiązki, czy wreszcie to, w jakim otoczeniu będą one realizowane. Na morale dobrze wpływa system benefitów, ale też osoba taka jak kierownik biura, do której można się zgłosić ze swoimi spostrzeżeniami czy problemami. Dobrze opracowany harmonogram biurowy pozwala na poprawę produktywności, ale też satysfakcji i zadowolenia z pracy.
Zarządzanie biurem to nie lada wyzwanie! Przeczytaj więcej o obowiązkach Office Managera
