Przeprowadzka do nowego biura wiąże się zazwyczaj z organizacją ogromnej ilości procesów i natłokiem obowiązków zwłaszcza dla Office Managera lub kierownika biura. To na tych osobach spoczywa największa odpowiedzialność. To właśnie Office Manager musi dopiąć wszystko na ostatni guzik.
W jaki sposób się do tego przygotować? Warto zacząć od spisania listy rzeczy do zrobienia zarówno na starym biurze, jak i na nowym obiekcie. Jest to bardzo czasochłonne, ale dzięki temu niektóre zadania będą mogły zostać płynnie oddelegowane. Niezależnie od tego, czy przenosisz się do większego lokum, czy do przestrzeni coworkingowej ze wspólnymi udogodnieniami, planowanie, przygotowanie i komunikacja z zespołem są kluczowe. Po potwierdzeniu daty przeprowadzki ważne jest, aby powiadomić osoby pracujące wewnątrz organizacji, ale też wszystkich kontrahentów i podmioty, z którymi firma współpracuje zewnętrznie. Informacja o zbliżającej się przeprowadzce powinna wypłynąć zdecydowanie wcześniej.
Budżet przeprowadzkowy
Przenoszenie biura to dodatkowe koszty, z którymi trzeba się liczyć. Zaplanuj budżet (najlepiej na papierze lub w excelu) i skonsultuj z liderami firmy. Ustal wytyczne dotyczące organizacji wszystkich zakupów związanych z przeprowadzką. Czy będziesz mógł skorzystać z karty firmowej? Czy będziesz musiał wystawiać faktury? Kto (jeśli ktokolwiek) będzie musiał zatwierdzać Twoje zakupy lub umowy z dostawcami? Potwierdź wytyczne wcześniej, dzięki takiej organizacji unikniesz przestojów i nerwowego oczekiwania na osoby decyzyjne.
Przeprowadzka biura
Odpowiednia organizacja skróci czas fizycznego przenoszenia i przewożenia wszystkich rzeczy. Logistyka jest kluczowa. Na przykład, jeśli potrzebujesz trzyosobowego zespołu do zakupów bądź przeniesienia magazynu, zorganizuj wcześniej osoby i przestrzeń czasową. W idealnym scenariuszu przygotowania do przeprowadzki należy zacząć nawet 3 miesiące wcześniej. To dobry moment, by zacząć zbierać oferty od różnych firm przeprowadzkowych, to pomoże znaleźć najlepszą dostępną usługę i stosunek jakości do ceny. Już na tym etapie dowiedz się, czy potrzebujesz ubezpieczenia przeprowadzki w kontekście maszyn i sprzętu.
Co musisz zrobić, planując przeprowadzkę?
- Powiadom obecnego wynajmującego i / lub zarządcę nieruchomości i podaj oficjalne powiadomienie o wyprowadzce.
- Powiadom wszystkich członków swojego zespołu o dacie przeprowadzki i nowym adresie biura.
- Utwórz główną listę osób, do których chcesz wysłać zmianę adresu.
- Upewnij się, że lista pracowników jest aktualna.
- Upewnij się, że lista klientów i lista dostawców usług są aktualne.
- Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu wiedzą, jakie będą ich obowiązki w trakcie procesu przeprowadzki.
- Dokonaj rezerwacji w wybranej firmie przeprowadzkowej z wyprzedzeniem.
- Poinformuj swój dział IT i omów warunki technologiczne w nowej lokalizacji. Upewnij się, że wszystkie urządzenia techniczne, komputery, telefony itp. będą przenoszone jako pierwsze. Zarezerwuj termin uruchomienia linii telefonicznych i systemów.
Zabezpiecz swoje dane
Przed przeprowadzką należy przeprowadzić audyt konfiguracji sprzętu w celu ponownego uruchomienia sprzętu gotowego do użytku w nowym biurze. Po bardzo ostrożnym przeniesieniu sprzęty należy ponownie uruchomić i podłączyć do skomplikowanych infrastruktur sieciowych. Zawsze należy być przygotowanym na najgorsze scenariusze, zwłaszcza podczas przeprowadzki biura. Pomyśl tylko, co stałoby się z Twoimi danymi, gdyby coś poszło nie tak podczas przeprowadzki i sprzęt został nieodwracalnie uszkodzony. Wykonaj kilka kopii zapasowych w bezpiecznej lokalizacji. Upewnij się, że pełne przywrócenie systemów jest możliwe, aby w razie problemów nadal mieć dostęp do wszystkich ważnych danych firmy.
Ustal i zapisz KAŻDY szczegół
Potwierdź i zapisz kluczowe szczegóły, które mogą mieć wpływ na szybkość przeprowadzki. Musisz wyjść od kluczowych elementów:
- Liczba pracowników — ile osób będzie pracować w nowym biurze?
- Wielkość obecnego biura — czy stare biuro jest większe, czy mniejsze od nowego?
- Wielkość nowego biura — ile metrów kwadratowych jest do zagospodarowania?
Poniżej przykładowa listy przy założeniu wyprowadzki ze starego biura:
Wyprowadzka:
- do kiedy należy opuścić biuro?
- kiedy należy zgłosić najemcy rozwiązanie umowy?
- czy na nowy obiekt przewozimy sprzęt i wyposażenie?
- kto przewiezie sprzęt oraz wyposażenie?
- czy biuro po opuszczeniu musimy wysprzątać generalnie?
- czy musimy odświeżać biuro po wyprowadzce?
Nowe biuro:
- termin wejścia na obiekt?
- w jakim stanie jest biuro?
- kto odpowiada za remont/ odświeżenie?
- czy jest nowe wyposażenie/ sprzęt, czy należy je przywieźć ze starego obiektu?
- czy mamy osobę, która zajmuje się designem biura/ ergonometria stanowisk pracy?
- kto zajmie się utrzymaniem czystości w nowym biurze?
- kwestia dodatkowych udogodnień: ekspresy do kawy, dostarczanie świeżych owoców- szukanie dostawcy.
Zaprojektuj nową przestrzeń w biurze
Następnym ważnym krokiem jest zebranie wszystkich dostępnych informacji o nowej przestrzeni. Postaraj się uzyskać plany lub układ piętra, aby zidentyfikować kluczowe elementy, takie jak gniazdka elektryczne i przestrzeń magazynowa, i rozpocząć projektowanie nowego układu biura. Dobrym pomysłem jest również przygotowanie ogólnego planu rozmieszczenia aktualnej przestrzeni, aby móc je porównać. Ponadto zrób listę potencjalnych problemów z nową przestrzenią, takich jak mniejsza recepcja lub mniejsza pojemność magazynowa... Konieczne może być zatrudnienie stolarzy, malarzy, elektryków, instalatorów systemów lub innych specjalistów do okablowania, lub wprowadzania kosmetycznych zmian przed wprowadzeniem się.
Organizujesz przeprowadzkę? Poproś o pomoc!
Zbierz zespół planujący, który pomoże Ci delegować zadania i przejmie część odpowiedzialności. Firma Sprzątająca jako usługodawca może wesprzeć Office managera w większość powyższych procesów. Zaczynając od przygotowania wsparcia w pakowaniu, po generalne sprzątanie obiektu.
Przeniesienie firmy do nowej lokalizacji biurowej to wieloetapowy proces, który wymaga starannego planowania i kilku kroków przygotowawczych. Jak w przypadku każdego dużego projektu, najlepiej podzielić obciążenie pracą i przydzielić określone zadania różnym pracownikom. Wczesne rozpoczęcie procesu oraz utrzymywanie otwartej i częstej komunikacji to klucze do udanej i mniej stresującej przeprowadzki.
