Dostosowanie się do wymogów bezpieczeństwa w biurach oraz miejscach użyteczności publicznej to ogromne wyzwanie dla zarządzających tą przestrzenią. Office managerowie muszą zmagać się z nową organizacją pracy dla siebie, współpracowników, a w niektórych przypadkach również dla gości odwiedzających biuro. W tym zakresie konieczne zapewnienie jest dystansu społecznego, zastosowania i odpowiedniego oznakowania środków ochrony indywidualnej. Niewątpliwie największą sztuką jest zapewnienie poczucia bezpieczeństwa pracownikom, przy zachowaniu komfortu i efektywności pracy.
Funkcjonalność przestrzeni i efektywność pracowników
W związku z wydanymi rozporządzeniami obowiązuje zachowanie odległości między stanowiskami (1,5 metra), ograniczenia spotkań, pracę w mniejszych grupach oraz rotację w miejscach wspólnych. To wszystko oznacza, że musimy sprawnie podzielić przestrzeń, którą dysponujemy. Dokładnie powinniśmy zaplanować jak zaaranżować biuro, aby zadbać o poczucie bezpieczeństwa oraz ergonomię pracy.
Aby biuro było funkcjonalne, musi być dostosowane do różnego rodzaju aktywności, wyposażone w strefy ciszy, relaksu i sal do rozmów. Powinien uwzględniać potrzeby pracowników, a co najważniejsze – ułatwiać sprawną komunikację. Ergonomia i potrzeba prywatności jest ostatnio często wskazywaną potrzebą, jakie zgłaszają pracownicy do uzyskania większej efektywności.
W sytuacji kiedy nasze biuro składa się z kilku małych przestrzeni, musimy dostosować się do zasad ilości osób na określonej powierzchni. Wtedy każde z pomieszczeń powinno posiadać dedykowaną funkcjonalność. Należy jednak pamiętać, że jeśli już zostawimy przestrzenie wspólne, należy zadbać o rotację pracowników. W przypadku wielkopowierzchniowych biur możemy zdać o sprytne wydzielenie stref dedykowanych do różnych aktywności.
Przepis na podział w open space
Aby zapewnić bezpieczną przestrzeń, pracy powinniśmy zadbać o social distancing oraz zapewnienie najwyższych standardów czystości i higieny. O ile posiadamy dużą powierzchnię, jesteśmy w stanie wydzielić odpowiednie strefy oraz stworzyć bezpieczne odległości między stanowiskami. Jednak jak sobie poradzić, jeśli mamy małe biuro i nie chcemy przeprowadzać się do większego?
Z pomocą przychodzi przemyślany podział przestrzeni. Nie sztuką jest umieszczenie ścianek z pleksi, które szpecą wnętrze, wprowadzają atmosferę zagrożenia oraz źle wpływają na samopoczucie pracowników. Według psychologów zaniżenie “well-being” w miejscu pracy powoduje obniżenie efektywności w zakresie wykonywanych obowiązków.
Jak więc zaaranżować wnętrza biur w dobie pandemii? Jest kilka rozwiązań, które w skuteczny sposób podzielą przestrzeń. Jednym z nich są rośliny, które nie tylko będą pełnić funkcję dekoracyjną, ale również tworzyć naturalne separatory. Do takich ścian możemy wykorzystać otwarte regały i ustawić w nich kwiaty doniczkowe. Podobny efekt otrzymamy, układając obok siebie wysokie, pnące rośliny w dużych donicach. W niektórych sytuacjach trzeba postawić na bardziej elastyczne i mobilne rozwiązanie, które będzie się dostosowywać do zmieniających się potrzeb. Wówczas najlepiej sprawdzi się ruchoma ścianka z wypełnieniem kwiatowym lub wciąż modnym mchem.
Social distancing w biurze
Według wytycznych rozporządzenia Rady Ministrów, wszystkich powracających do biur czekają określone warunki. Co możemy zrobić, aby zapewnić bezpieczne miejsce pracy? Zastosuj poniższe wskazówki, aby pracownicy mogli i chcieli pracować w biurze.
Ograniczenia w ruchu
- Ogranicz aktywność w biurze. W celu przedyskutowania spraw służbowych, aby ograniczyć kontakt, lepiej wykorzystać komunikatory lub telefon, niż przechadzkę do działu obok
- Części wspólne takie jak pomieszczenia kuchenne, należy ograniczyć do minimum. Wykorzystaj harmonogram, w którym jasno zostaną określone godziny przygotowywania posiłków dla poszczególnych osób. Jasno ustalone zasady co do ilości pracowników powinny również znaleźć się w salach konferencyjnych.
Podział na grupy
- Minimalizacja ryzyka zakażenia poprzez podział zespołu na części. Każda firma powinna wprowadzić swoje indywidualne zasady funkcjonowania, biorąc pod uwagę wielkość, branżę i posiadaną powierzchnię. Pracowników każdego działu można podzielić na dwa zespoły, z założeniem, że pracownicy z jednej grupy nie mogą pracować w biurze jednocześnie z pracownikami z drugiej grupy. Taki podział ma na celu uniknięcie sytuacji, w której osoba potencjalnie zakażona wyłączy z pracy cały zespół w wyniku obowiązkowej kwarantanny. Rozwiązanie zapewni ciągłość działania zespołów.
W przypadku pracowników Fresh Office został wprowadzony system pracy hybrydowej.
Zwiększenie dystansu stanowisk pracy
- Jeśli tylko jest możliwość, zwiększ odstępy między biurkami nawet do 2 metrów
Procedury zachowania czystości
Nowe procedury zachowania czystości to duże wyzwanie względem serwisu sprzątającego, ale również pracowników. Dotychczasowe standardy utrzymania czystości i higieny zostały mocno zaktualizowane. Wybierając firmę świadczącą usługi sprzątania, musimy mieć pewność, że personel został odpowiednio przeszkolony oraz wyposażony w specjalne środki dezynfekujące.
Oprócz zwiększenia częstotliwości gruntownego sprzątania całej przestrzeni biurowej również powinniśmy przygotować na to pracowników, budując w nich nawyki utrzymania reżimu sanitarnego.
Części wspólne, korytarze
- Zadbaj o częstszą dezynfekcję miejsc najczęściej dotykanych: m.in. klamek, przycisków do windy oraz mycie podłóg
- W miarę możliwości wprowadź karty dostępu, otwierające drzwi
- Uczul pracowników, żeby ograniczali otwieranie drzwi wewnętrzną częścią dłoni
- Ustaw dodatkowe dezynfektory
- Pozbądź się mebli w strefach odpoczynku, aby nie sprzyjały gromadzeniu się osób
- Zamów usługę bezpiecznej dezynfekcji, jaką jest ozonowanie pomieszczeń, eliminujące bakterie i wirusy, będące zagrożeniem dla zdrowia (link do podstrony).
Toalety
- Zadbaj o bezdotykowe dozowniki mydła oraz ręczników
- Wprowadź dozowniki z płynem do dezynfekcji, najlepiej również bezdotykowe
- Zadbaj o papierowe podkładki na sedes
Sale konferencyjne
- Wietrz sale po każdym spotkaniu
- Zadbaj o stanowisko z płynem do dezynfekcji, ustawiając go przy drzwiach
- Dopilnuj, aby ogólnodostępny sprzęt np. drukarki były dezynfekowane regularnie.
Stanowiska pracy
- Zapewnij chusteczki oraz płyn do dezynfekcji rąk na każdym biurku
Komunikacja nowych procedur i kontrola
Informowanie o nowych zasadach ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia komfortu pracowników oraz powodzenia procesu wdrożenia zmian w środowisku pracy. Ważne jest zapewnienie pracownikom wsparcia i pomocy, by zrozumieć nowe zasady. Rekomendujemy wykorzystanie oznakowań i banerów ze wskazówkami dotyczącymi nowych procedur.
Pandemia wywołana koronawirusem zmieni funkcjonowanie środowiska pracy na dłużej. Wiele zmian, jakie wprowadzimy do biur, nie powinniśmy traktować tymczasowo. Zwracajmy uwagę na potrzebę komunikacji z pracownikami. Sprawdzajmy jakie warunki wykonywania prac mają osoby pracujące na home office. Strach przed wirusem oraz natłok informacji doprowadzają do wielu niepotrzebnych mitów, które mogą źle wpłynąć na ocenę sytuacji pracowników. Stwórzmy czystą przestrzeń, do jakiej pracownik będzie chciał wracać. Warto w tej kwestii wesprzeć się wiedzą i doświadczeniem ekspertów w dziedzinie usług sprzątających.
Umów się na bezpłatny kontakt z przedstawicielem Fresh Office, który zaproponuje najlepsze rozwiązanie do Twojego biura.
