Bez względu na to, czy sala konferencyjna znajduje się na terenie Twojego biura, czy wynajmujesz ją w innym budynku, musi zostać odpowiednio przygotowana na spotkanie. Szkolenie, negocjacje biznesowe, omawianie strategii działania – w tym pomieszczeniu toczy się wiele ważnych dla losów firmy rozmów. Podpowiadamy, jak zrobić na uczestnikach dobre pierwsze wrażenie i jakie wyposażenie powinno znaleźć się w sali konferencyjnej.
Pierwsze wrażenie – na co zwrócą uwagę uczestnicy spotkania?
Zaledwie kilka sekund wystarczy uczestnikom spotkania, aby ocenić wygląd sali, do której ich zaprosiłeś. Na tej podstawie wyrobią sobie automatycznie pierwsze wrażenie nie tylko o tym konkretnym miejscu, ale też o całej firmie! To automatyczny odruch każdego człowieka, który później trudno zmienić. Dlatego zadbaj przede wszystkim o to, aby w środku panował porządek, powietrze było czyste i świeże, a temperatura ustawiona na optymalnym poziomie.
Niezbędne przed każdym spotkaniem jest dokładne sprzątanie biura – wynoszenie śmieci, umieszczanie w koszach nowych worków, ścieranie kurzu z mebli, mycie i/lub odkurzanie podłogi.
Wyposażenie sali – postaw na różnorodność
Jeżeli sam urządzasz sale konferencyjne w swoim biurze i masz do dyspozycji nie jedno, a kilka pomieszczeń, to postaw na różnorodność w aranżacji. Chodzi o to, żeby mieć przygotowane zaplecze na różne wydarzenia. Inny charakter mają interaktywne szkolenia, a inny videorozmowy czy nawet spotkania zarządu.
Tym, co na pewno powinno znaleźć się w sali konferencyjnej jest:
- nowoczesne zaplecze technologiczne, a konkretniej mikrofon bezprzewodowy (nie jest potrzeby w przypadku mniejszej sali), rzutnik, projektor, laptop, głośniki, okablowanie,
- tablica suchościeralna z gąbką – jest lepsza od zwykłej tablicy kredowej – pisanie po niej jest czyste, wygodne, ścieranie nie powoduje unoszenia się tumanów kurzu, a napisy na powierzchni są dobrze widoczne nawet z dalszych rzędów,
- osłony okienne – światło wpadające do pomieszczenia jest przyjemne, ale może też oślepiać i nadmiernie nagrzewać wnętrze. Postaw na dobrze dobrane rolety, verticale (żaluzje pionowe) lub refleksole zacieniające,
- meble – jeden długi stół konferencyjny otoczony krzesłami, a może pojedyncze krzesła ze stolikami? Wszystko zależy od tego, jaki będzie charakter spotkania – szkolenie, a może seminarium? Dobrze jest mieć przynajmniej dwie sale wyposażone w odmienny sposób. W każdej powinno znaleźć się wygodne biurko z krzesłem dla prowadzącego,
- kącik gastronomiczny/bufet z przekąskami – nawet, jeżeli Twoje wydarzenie przewiduje obiad dla uczestników, to i tak w sali powinien znaleźć się mini barek. Catering najczęściej obejmuje akcesoria potrzebne do przyrządzenia ciepłych napojów, tj. warnik do wody, filiżanki, kubki, kawę, herbatę, cukier oraz przekąski – głównie suche ciastka czy paluszki, rzadziej owoce.
To podstawowe elementy wyposażenia każdej sali, bez względu na to, jaki jest jej charakter. Być może branża, w jakiej działasz albo charakter spotkania wymagają zastosowania też innych sprzętów, ale wtedy zawsze możesz je uwzględnić na etapie planowania eventu.
Stan techniczny wyposażenia sali
Zadbałeś o wyposażenie sali konferencyjnej – to świetnie, ale pamiętaj, że nawet najlepsze sprzęty z czasem mogą ulegać awariom czy zniszczeniom. Ich stan techniczny warto sprawdzać po każdym spotkaniu i przed rozpoczęciem kolejnego. Chyba nie chcesz, żeby z powodu usterki rzutnika nie dało się wyświetlić przygotowywanej tygodniami prezentacji. Podobnie nieprzyjemne niespodzianki mogą Cię czekać od strony rolet, w których system sterowania się zatnie, uniemożliwiając zasłonięcie okna czy szwankującego mikrofonu i nagłośnienia. Sprawdzenie wcześniej, jak działają zagwarantuje spokojny przebieg całego wydarzenia.
Wygodne meble biurowe – stoły i krzesła
Uczestnicy spotkania spędzą w sali konferencyjnej kilka godzin, większość czasu w pozycji siedzącej. Meble, które oddajesz im do dyspozycji powinny być komfortowe oraz ergonomiczne. Przyjmuje się, że najlepsze są krzesła tapicerowane materiałem albo ekoskórą – są odpowiednio miękkie, a zarazem łatwe w czyszczeniu. Jeżeli jest miejsce, możesz pokusić się o krzesła z podłokietnikami. W przeciwnym razie postaw na minimalistyczne stołki składające się ze stelaża, siedziska oraz oparcia. Łatwo wsuniesz je pod blat, gdy będą stały nieużywane.
Centrum każdej sali konferencyjnej stanowi stół. Ze względu na swój kształt oraz rozmiar prezentuje się on majestatycznie. W zależności od tego, jaki efekt chcesz uzyskać (np. tradycyjny, nowoczesny, awangardowy) wybierz mebel o prostokątnym blacie – drewniany, szklany, z tworzywa sztucznego. Niektórzy na etapie urządzania wnętrza decydują się na współpracę z projektantem. Ważne, żeby po zakończonym remoncie zatrudnić firmę do sprzątania biura, która przywróci w pomieszczeniu porządek i przystosuje je do przyjęcia pierwszych gości.
Dekoracje – czy jest dla nich miejsce w sali konferencyjnej?
Sale konferencyjne są urządzane raczej oszczędnie. Podstawowe meble, sprzęt audiowizualny, bufet z przekąskami i napojami, osłony okienne, wykładziny. Czy w pomieszczeniu powinny się znaleźć dekoracje? Zdarza się, że ściany są zdobione obrazami, grafikami lub po prostu certyfikatami i dyplomami w ramkach. Warto, aby wszystkie tego typu elementy były dopasowane tematycznie do stylu wnętrza.
Jeżeli chodzi o dodatki to postaw na minimalizm. Dlaczego? Ponieważ zazwyczaj bibeloty zajmują miejsce i gromadzą kurz, co sprawia, że sprzątanie biura jest bardzo pracochłonne. Lepszym pomysłem jest inwestycja w designerskie lampy oraz efektowne kwiaty, które oczyszczają powietrze.
