Według badania przeprowadzonego przez firmę Knight Frank koszt usługi sprzątania to między 6 a 9% całkowitych kosztów eksploatacyjnych biurowca [źródło: Koszty i opłaty eksploatacyjne w budynkach biurowych w latach 2011-2019 ]. Jest to znacząca wartość biorąc pod uwagę, że roczne koszty eksploatacyjne biurowców opiewają na setki tysięcy, a nawet miliony złotych oczywiście w zależności od wielkości budynku, lokalizacji czy też jego wieku. Każdemu administratorowi i właścicielowi powinno zatem zależeć na obniżeniu tych kosztów. I tutaj pojawia się pytanie, czy warto? Odpowiedź jest oczywista: “Tak, ale…”
Niższe koszty a jakość personelu
Koszty personelu składają się na około 70% wszystkich kosztów, jakie ponosi firma sprzątająca w związku z realizacją kontraktu na biurowcu. Składa się na to oczywiście nie tylko realne wynagrodzenie pracownika, ale także składki na ubezpieczenia i podatki. Profesjonalne firmy dbają także o regularne szkolenia personelu sprzątającego, które są też składową kosztów personalnych. W większości firm sprzątających te koszty personelu są implikowane wysokością minimalnej stawki godzinowej czy minimalnego wynagrodzenia za pracę. Chcąc obniżać koszty sprzątania biurowca Property Manager powinien zdawać sobie sprawę, że prawdopodobnie odbije się to na tym, że pracownicy będą zarabiać minimalne stawki, co może doprowadzić do spadku jakości i motywacji do pracy oraz wzrostu rotacji.
Niższe koszty a nadzór nad kontraktem
Oprócz personelu sprzątającego ważną dla zarządcy nieruchomości osobą jest Koordynator, czyli osoba rekrutująca, szkoląca i kontrolująca osoby sprzątające. Koordynator opiekuje się kontraktem ze strony firmy sprzątającej i jest w stałym kontakcie z zarządzającym budynkiem. Powinien być w stanie odpowiedzieć na wszelkie potrzeby zarządzającego i wspierać go w sytuacjach awaryjnych. Celem profesjonalnej firmy sprzątającej powinno być całkowite odciążenie Property Managera z konieczności nadzoru nad usługą utrzymania czystości. Jeżeli biurowiec nie jest ogromną nieruchomością to zwykle Koordynator oprócz niego ma jeszcze pod opieką inne obiekty. Cięcie kosztów utrzymania czystości może spowodować, że firma sprzątająca będzie musiała zwiększyć pulę obsługiwanych przez Koordynatora obiektów, co może odbić się na jakości współpracy.
Niższe koszty a wsparcie w awaryjnych sytuacjach
Ten punkt mocno wiąże się z poprzednim. W naszej współpracy z biurowcami zdarzały się awaryjne sytuacje, w których wspieraliśmy Property Managerów. Było to np. zalanie jednego z pięter, awaria systemu kanalizacji, czy zalanie części parkingu podziemnego. Według nas, w takich sytuacjach Koordynator powinien zrobić wszystko, żeby wesprzeć zarządcę w usunięciu tych awarii. Jednak żeby to zrobić nie może mieć pod opieką zbyt dużej ilości obiektów, co jest powiązane z punktem 2.
Niższe koszty a sprzęt, maszyny i profesjonalne środki
Profesjonalny sprzęt i środki czystości z jednej strony podnoszą koszty kontraktu, z drugiej mogą w długiej perspektywie je obniżyć. Profesjonalna firma sprzątająca powinna korzystać z rozwiązań automatyzacyjnych tam, gdzie jest to możliwe. Wiąże się to oczywiście z poniesieniem nakładów inwestycyjnych, ale mogą być one zrekompensowane oszczędnością czasu pracy personelu. Zdarza się jednak, że to obniżenie czasu jest niemożliwe ze względu na sztywne zapisy wynegocjowane przez zarządców dotyczące dokładnej ilości godzin, jaką pracownicy firmy sprzątającej muszą spędzić na obiekcie. Dobrym sposobem na obniżenie kosztów utrzymania czystości biurowca jest uelastycznienie tych godzin przy jednoczesnym wprowadzaniu na obiekt maszyn.
Niższe koszty a usługi dodatkowe
Firma sprzątająca biurowiec zajmuje się głównie utrzymaniem czystości przestrzeni wspólnych wewnątrz biurowca, garażu podziemnego i terenu zewnętrznego. Są jednak prace, które zarządca musi organizować regularnie lub doraźnie takie jak: specjalistyczna pielęgnacja zieleni, alpinistyczne mycie elewacji, krystalizacja posadzki w holu czy usuwanie graffiti. Chcąc obniżyć koszty sprzątania biurowca należy pamiętać o tym, że wykonawca podstawowej usługi utrzymania czystości powinien mieć możliwość wykonania tych specjalistycznych prac lub posiadać partnerów, którzy takowe usługi wykonają. W przeciwnym razie doraźne szukanie innych wykonawców może podwyższyć realne koszty sprzątania.
Niższe koszty a wizerunek biurowca i prestiż
Zadaniem Property Managera jest dbanie nie tyle o sam biurowiec, ale także o jego prestiż, odczucia najemców i ich gości. Zazwyczaj osoby sprzątające wykonują swoją pracę w czasie pracy użytkownikach budynku (zwłaszcza w ramach serwisu dziennego). Profesjonalna firma sprzątająca powinna delegować na dany budynek klasy A osoby nie tylko wyszkolone pod kątem usługi sprzątania, ale także pod kątem odpowiedniej komunikacji z klientami i użytkownikami biurowca. Do klasy i prestiżu biurowca powinien być dopasowany także strój personelu sprzątającego. W naszej opinii chcąc obniżyć koszty sprzątania biurowca administrator powinien zastanowić się, czy zatrudnienie mało profesjonalnej ekipy sprzątającej nie wpłynie negatywnie na aspekt prestiżu i sposobu postrzegania biurowca przez klientów.
Niższe koszty a doświadczenie
Zdarza się, że chęć redukcji kosztów utrzymania czystości powoduje zmianę wykonawcy tej usługi. Często niższe ceny za usługę są w stanie zaoferować firmy małe lub bardzo duże podmioty, działające na zasadach korporacyjnych. W naszej opinii oba typy nie zawsze sprawdzają się w obsłudze biurowca. Dlaczego? Małą firmę może przerosnąć utrzymanie czystości na takim poziomie, jaki wymaga biurowiec klasy A, nakłady finansowe na zakup maszyn, czy szybkie zorganizowanie usługi dodatkowej. W bardzo dużych firmach sprzątających zauważamy problemy z rozmyciem decyzyjności i traktowaniem klienta jako jednego z wielu. Często złotym środkiem okazują się średniej wielkości firmy, które posiadają odpowiednie doświadczenie, zasoby finansowe i rozwiniętą siatkę personelu. Jednocześnie traktują każdego klienta indywidualnie i mają nadzór właścicielski nad kluczowymi kontraktami.
Niższe koszty a zakres usługi
Sprzątanie, sprzątaniu nierówne. W utrzymaniu czystości biurowca nie liczy się tylko czas poświęcony na usługę, ale przede wszystkim jej zakres i organizacja pracy. W wielu przypadkach firmy, które mają wpisane w kontrakt daną ilość godzin do wypracowania, nie wykorzystują ich efektywnie. Doświadczenie pokazuje, że o wiele efektywniejszą formą jest rozliczenie pracy z precyzyjnie ustalonego zakresu. Ten zawiera najważniejsze, ale i szczegółowe elementy od częstotliwości maszynowego mycia garażu, przez dezynfekcję klamek na szklanych daszkach nad wejściem kończąc. Dobrym sposobem na obniżenie kosztów sprzątania jest analiza zakresu w porozumieniu z firmą sprzątającą. Może okazać się, że po wprowadzonych zmianach firma będzie mogła zaproponować obniżkę abonamentu, a nie wpłynie to negatywnie na jakość usługi.
Powyższe punkty dotykają kluczowych obszarów usługi sprzątania biurowca, które wpływają na ostateczną cenę tej usług. Będąc zarządzającym nieruchomością warto pamiętać, że cena sprzątania nie bierze się znikąd i jej zmiany muszą implikować za sobą pewne działania po stronie firmy sprzątającej, które wpłyną na to jak ta usługa realnie będzie wyglądać. Faktem jednak jest, że wiele usług na biurowcach jest nieefektywnie zaprojektowana i jest tam pole do znalezienia oszczędności. Radzimy jednak zrobić to w porozumieniu z firmą sprzątającą, która jeżeli jest profesjonalna, to pomoże tych oszczędności poszukać.
