Trudno zdefiniować, czym jest fit-out, gdyż składa się na niego szereg procesów zmieniających biuro. W jaki sposób? W taki, aby spełniało one indywidualne oczekiwania obecnych użytkowników i pozwalało w ergonomiczny sposób wykorzystać dostępną przestrzeń biurową. To usługa kompleksowa, co oznacza przejście przez wiele etapów – od wykonania projektu aż po wdrożenie zmian. Jednak uwaga! Pomimo, że fit-out bywa używany zamiennie z pojęciem remontu to samo pojęcie jest zdecydowanie szersze. Z naszego tekstu dowiesz się:
- Co to jest fit-out?
- Czym różni się fit-out od remontu?
- Kiedy fit-out jest potrzebny?
- Jak przebiega fit-out?
- Jakie są wyzwania fit-outu?
- Komu zlecić usługę?
Co to jest fit-out?
Są różne definicje fit-outu, a ich mnogość tylko potwierdza fakt, że usługa jest niezwykle szeroka i elastyczna – dopasowująca się do indywidualnych potrzeb przedsiębiorców.
Ogólnie w ten sposób można określić cały szereg działań zmierzających do zmienienia przestrzeni biurowej, aby odpowiadała ona konkretnym potrzebom najemców. Dzisiaj świadomość firm na temat tego, jakie mają oczekiwania i jak chcą być postrzegane na zewnątrz jest bardzo wysoka. Przekłada się to na potrzebę adaptowania biur dokładnie z ich wytycznymi, jednak celem nadrzędnym zawsze jest:
- funkcjonalność,
- optymalizacja powierzchni,
- poprawa wydajności pracy, zwłaszcza, gdy zespół dzieli się na pracujący zdalnie i przebywający w biurze.
Dzisiaj praca w biurowcu wygląda zupełnie inaczej niż 20-30 lat temu. Upływający czas, pojawiające się nowe potrzeby, zmieniające się trendy w architekturze i stylu pracy, rosnąca świadomość przedsiębiorców na temat znaczenia środowiska pracy dla zatrudnianych przez nich osób – to tylko niewielki ułamek tego, dlaczego usługa fit-outu zyskuje obecnie na popularności.
Fit-out a remont – różnice
Bywa, że fit-out jeszcze nie do końca jest prawidłowo rozumiany i interpretowany. Spotykamy się z tym, że ktoś używa tego pojęcia zamiennie z remontem. Tymczasem to dwie usługi różnią się od siebie. Koordynator z firmy Fresh Facility, która zajmuje się administrowaniem biur i wspieraniem Office Managerów, wskazuje on na różnice między tymi dwoma usługami: Remont to naprawa obiektu, wymiana instalacji, odświeżenie wnętrz poprzez malowanie czy zmianę aranżacji. Prace czysto techniczne związane głównie z kondycją i prezencją biurowca, a nie jego funkcjonalnością. Od strony usług porządkowych wspieramy zarówno sprzątanie po remoncie biura, jak i usługę fit outu, gdzie jesteśmy potrzebni na różnych etapach i dostosowujemy się do postępu prac.
Bowiem fit-out to coś znacznie „głębszego”. Usługa ma na celu zagospodarowanie przestrzeni biurowej, żeby jeszcze lepiej odpowiadała ona potrzebom pracowników i zapewniała im maksymalnie komfortowe warunki do realizacji obowiązków zawodowych.
przeczytaj: Jak poradzić sobie z kurzem po remoncie?
Kiedy trzeba stworzyć fit-out?
Potrzeba wdrożenia usługi fit-out może pojawiać się na różnych etapach prowadzenia działalności. Często jednak występuje w chwili, gdy w budynku ma się pojawić nowy najemca, a wraz z nim nowe wyzwania, potrzeby, oczekiwania, pomysły na adaptację wnętrz i aranżację biura.
Wyróżniamy trzy główne sytuacje, w których przedsiębiorcy potrzebują usługi fit-out:
- kiedy zaczynają działać w nowym miejscu, np. przenoszą się do innej lokalizacji,
- kiedy są w trakcie ekspansji, czyli rozbudowują firmę o kolejne oddziały,
- kiedy zmieniają system pracy ze stacjonarnego na zdalny lub hybrydowy.
Tak naprawdę każdy moment może być tym właściwym, aby wprowadzić zmiany i skorzystać z usługi fit-outu. Dotyczy to także sytuacji, gdy firma działa od jakiegoś czasu, nie widzi potrzeby większej rewolucji, jednak rozumie konieczność dopasowania się do rynkowych trendów i odświeżenia wizerunku od wewnątrz.
Fit-out krok po kroku
Fit-out jest usługą wieloetapową, jednak większość biur projektowych pracuje w podobnym schemacie:
- Rozpoznanie potrzeb klienta – briefing i due dilligence to okazja do rozmowy, wnikliwej analizy oczekiwań zleceniodawcy, poznania jego firmy i specyfiki branży, w jakiej działa. Bardzo ważny etap, bez którego nie da się rozpocząć prac.
- Opracowanie projektu i programu funkcjonalnego z zaznaczeniem poszczególnych pomieszczeń, komunikacji, wejść i wyjść z lokalu. Ustalenie intensywności prac – sam fit-out czy refurbishment (usługi rozszerzone o demontaż istniejącej przestrzeni lub ingerencję w nią, w celu podniesienia standardu).
- Przedstawienie klientowi wstępnej koncepcji – test fit. To rzut piętra, który poprzedza fazę projektową i pozwala ustalić, czy prace idą w dobrym kierunku, takim, jakiego spodziewał się zleceniodawca. Zazwyczaj wykonuje się kilka koncepcji do wyboru.
- Przygotowanie projektu właściwego – wykonawczego i budowlanego. Etap, w którym dopełnia się formalności i ubiega o uzyskanie niezbędnych pozwoleń. Obejmuje instalacje HVAC, BMS, systemy monitoringu i alarmowe, sieci IT, zabezpieczenia przeciwpożarowe i inne niezbędne do prawidłowego funkcjonowania obiektu.
- Realizacja usługi – stworzenie biura zgodnie z wytycznymi klienta, wykończenie go pod klucz.
W ramach usługi fit-out kluczowa jest stała współpraca na linii klient (najemca biura) – projektant. Po stronie zleceniodawcy może występować delegowany przez niego koordynator zewnętrzny, który zadba o sprawny przebieg całej inwestycji. Niekiedy taka współpraca zaczyna się jeszcze wcześniej – na etapie poszukiwania lokalizacji i biura. Mając do czynienia z shell&core, czyli stanem surowym budynku, najemca może wpłynąć na jeszcze więcej elementów jego wykończenia, np. wybrać elewację czy zdecydować o zagospodarowaniu części wspólnych.
Fit-out i aktualne trendy
Podkreślamy to, że fit-out jest usługą maksymalnie spersonalizowaną i koncentrującą się na indywidualnych potrzebach przedsiębiorców. Jednak warto dodać, że projektantami nowych, odświeżonych przestrzeni biurowych kierują konkretne inspiracje oraz trendy. Bez wątpienia zaliczają się do nich:
- otwarte przestrzenie typu open space sprzyjające likwidowaniu barier komunikacyjnych i integracji,
- wydzielone miejsca do pracy własnej, tzw. strefy ciszy lub focus rom,
- sale konferencyjne i gabinety reprezentatywne do prowadzenia spotkań i podejmowania gości/klientów,
- przestrzenie sprzyjające wypoczynkowi i regeneracji,
- wystrój zgodny z identyfikacją wizualną marki.
To jednak wyłącznie wskazówki, bo jeśli firma uznaje, że najbliższą jej filozofią jest maksymalna integracja, to może całkowicie zrezygnować z oddzielnych gabinetów. I odwrotnie – gdy do realizowania zadań ścisłych, wymagających skupienia pracownicy potrzebują indywidualnych, wyciszonych pokojów, głośne strefy wspólne mogą się okazać zbyteczne. I właśnie to jest sednem usługi fit-outu – maksymalna personalizacja projektów.
Zlecenie usługi fit-out specjalistom
Jak widzimy, fit-out to szereg często wyspecjalizowanych i wymagających ogromnego zaangażowania procesów. Nic dziwnego, że jako przedsiębiorca możesz nie mieć zasobów ani czasu na zaplanowanie i zaimplementowanie zmian. Na szczęście z tym zadaniem pomogą Ci się zmierzyć specjaliści.
Na rynku nie brakuje firm, które współpracują z przedsiębiorcami przy szeroko rozumianym utrzymaniu biura. Od usług porządkowych, aż po wdrażanie założeń fit-outu – mogą kompleksowo wesprzeć rozwój Twojej firmy i dopasowanie jej do obecnych trendów.
Potrzebujesz firmy sprzątającej, która profesjonalnie wesprze remont Twojego biura? Napisz do nas!
