Firma, która w oczach klientów, partnerów biznesowych i pracowników chce budować swój profesjonalny wizerunek powinna dysponować wygodnym, nowoczesnym biurem. Znalezienie go może być sporym wyzwaniem, bo pod uwagę trzeba wziąć wiele czynników takich jak lokalizacja, wyposażenie, metraż i oczywiście cena. Dopełnienie wszystkich formalności, a więc podpisanie dobrze skonstruowanej umowy zapewni Ci komfort i bezpieczeństwo. Dlatego poświęć chwilę, aby dowiedzieć się, co jest najważniejsze.
Czy biuro w centrum to zawsze najlepszy wybór? Kiedy lepiej wybrać lokalizację na obrzeżach? Duży czy mały metraż? Z dostępem do dodatkowych usług (parking podziemny, sala konferencyjna, profesjonalne usługi porządkowe) czy bez nich? Odpowiedź na to pytanie wiąże się z kilkoma kwestiami:
Jakim budżetem dysponujesz?
Ilu pracowników zatrudniasz?
Czy Twoi klienci są zmotoryzowani?
Jaki jest dojazd do potencjalnego biura (może się okazać, że dzięki dobrym połączeniom komunikacyjnym, dłuższy odcinek trasy da się pokonać w krótszym czasie).
Czy zależy Ci na ciszy i spokoju?
Jeżeli jesteś gotowy na ustępstwa w zakresie lokalizacji i metrażu, to zaoszczędzone w ten sposób pieniądze będziesz mógł przeznaczyć na wyposażenie biura.
Koszt wynajmu biura w Warszawie
Jeżeli nie chcesz przepłacać, postaw na biuro w lokalizacji innej niż centrum. Dla porównania, na podstawie ogłoszeń z Morizon (Źródło: https://www.morizon.pl/do-wynajecia/komercyjne/biura/warszawa/) koszt wynajmu biura na parterze na Żoliborzu wynosi 3000 zł, podczas gdy za podobny metraż (50 metrów kwadratowych) na Mokotowie czy Śródmieściu otrzymasz rachunek wyższy o prawie 1000 zł.
Cena wynajmu biura wiąże się nie tylko z lokalizacją, ale też z metrażem i wyposażeniem. Jeżeli nie potrzebujesz dużej przestrzeni, a zależy Ci na dobrej komunikacji i przytulności, wyszukuj miejsca do 70 metrów kwadratowych. Na takiej powierzchni spokojnie zaaranżujesz open space lub trzy gabinety, pomieszczenie socjalne i recepcję. A zapłacisz znacznie mniej. Wpływ na kwotę najmu ma też standard wykończenia. Jednak luksusowe marmury i modernistyczne przeszklenia wyglądają dobrze tylko wtedy, gdy są czyste. Dobra firma sprzątająca pomoże Ci w ich utrzymaniu.
Sprawdź → Sprzątanie biur Warszawa
Lokalizacja biura ma znaczenie
Znalazłeś biuro w atrakcyjnej, dobrze skomunikowanej lokalizacji w adekwatnej cenie? Sprawdź, czy inni znajdą to miejsce równie łatwo. Najważniejsze to:
- czy do biura przynależą miejsca parkingowe dla pracowników i/lub klientów,
- czy dojeżdżają tu autobusy/tramwaje/metro,
- czy lokalizacja biura jest widoczna i dobrze oznakowana na mapach Google.
Prawdopodobnie część klientów będzie szukała Twojego biura, korzystając z nawigacji GPS w swoim telefonie komórkowym. Wskazówki dotyczące dojazdu lub dojścia do biura powinny być jasne i precyzyjne, bo inaczej mogą poprowadzić do konkurencji!
Uwaga: Błędem jest założenie, że biuro zlokalizowane w centrum to jedyne słuszne rozwiązanie. Weź pod uwagę korki, które tworzą się tu w godzinach szczytu, wydłużając przejazd nawet dwu- lub trzykrotnie. Biuro w centrum oznacza też ograniczoną dostępność miejsc parkingowych, a te, które są, znajdują się w strefie płatnego parkowania obowiązującej w standardowych godzinach pracy, czyli od 8 do 20* (Źródło: https://zdm.waw.pl/sprawy/parkowanie/oplata-za-postoj/).
Co jeszcze jest przeszkodą? Ograniczona przestrzeń i wąskie klatki schodowe (dotyczy biur w kamienicach). Niektóre z nich mogą nie być przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych albo do przenoszenia ciężkich maszyn do profesjonalnego sprzątania. To rodzi kolejną trudność związaną z utrzymaniem czystości.
Wyposażenie biura dopasowane do potrzeb
Niektóre biura wynajmowane są z wyposażeniem, a inne bez. Jeżeli decydujesz się na pracę w nowoczesnym biurowcu, to do wyboru masz różne opcje i możesz swobodnie konfigurować warunki umowy. Sprawdź takie obiekty jak Zepter Business Centre, Concept Tower, Royal Wilanów, Intraco, Warsaw Spire i wiele innych. To nowoczesne budynki, które już na wstępie oferują Tobie i Twoim klientom usługi recepcyjne, dostęp do wyposażonych toalet, szatni, pomieszczeń socjalnych i poczekalni. Zazwyczaj też do dyspozycji najemców są sale konferencyjne ze stołami i krzesłami. Jeżeli oferta nie obejmuje urządzeń audiowizualnych, to musisz je zapewnić sam. Rodzaj sprzętów zależy jednak od charakteru przedsiębiorstwa – do wygłaszania prelekcji i szkoleń potrzebny jest rzutnik, mikrofon, system nagłośnieniowy oraz projektor. Do prowadzenia sekretariatu – komputer z urządzeniem wielofunkcyjnym.
Dobrze skonstruowana umowa najmu
Wybrałeś miejsce, wiesz, jakie wyposażenie otrzymasz w cenie i co ewentualnie musisz zrobić sam, aby przystosować to miejsce pracy dla siebie. Czas na podpisanie umowy, która powinna zawierać:
- dane najemcy i wynajmującego,
- adres lokalu i jego przeznaczenie,
- listę przedmiotów stanowiących wyposażenie biura,
- obowiązki najemcy (regularne opłaty, dbanie o stan techniczny i sprzątanie biura oraz części wspólnych, co może oczywiście zlecić firmie porządkowej),
- wysokość czynszu i termin wnoszenia opłat,
- zasady wypowiedzenia umowy,
- wysokość kaucji i zasady jej zwrotu.
Wynajem biura to wieloetapowy proces. Zacznij go od ustalenia, czego potrzebujesz, jakie masz oczekiwania oraz budżet. Pamiętaj, że po znalezieniu idealnego miejsca musisz jeszcze zainwestować czas i pieniądze w jego bieżące utrzymanie (opłaty za media, naprawy, sprzątanie). Nowoczesne, czyste i kompletnie wyposażone biuro to Twoja wizytówka!
Przeczytaj więcej ↓
