Prowadzenie biura to spore wyzwanie, szczególnie jeśli w zakresie Twoich obowiązków leży zarządzanie czasem pracowników. Każdy z nich poświęca dziennie około 8 godzin na realizowanie zadań, co w skali całej Europy jest jednym z najwyższych wyników. Dlaczego więc, masz wrażenie, że czynności nie są realizowane efektywnie, a procesy stale coś zakłóca? Czas wdrożyć 9 wskazówek dla Office Managerów, które ułatwią zarządzanie czasem.
Mocne i słabe strony biura – analiza SWOT i ustalenie celu
Zanim poznasz skuteczne techniki zarządzania czasem, przeprowadź analizę SWOT. To ważne, aby ustalić, jakie są słabe i mocne strony Twojego biura i czego właściwe oczekujesz po wdrożeniu planu naprawczego. Jako Office Manager masz dostęp do licznych danych, ale też prowadzisz własne obserwacje. To dobry moment, aby je zebrać i przenalizować – co zakłóca pracę specjalistów, jak eksploatują czas, czy problem leży w człowieku czy w jego otoczeniu, jakie są rozpraszacze, czy można się ich pozbyć?
W zależności od tego, co ustalisz, przejdź do wytyczenia swoich celów. Zapewne na szczycie listy priorytetów jest eliminacja czynników dekoncentrujących pracowników i działania, jakie zamierzasz podjąć, aby zrealizować plan. W tym pomoże Ci dobre sformułowanie celu zgodnie z zasadą SMARTER – konkretnie, mierzalnie, osiągalnie, realnie, w sposób możliwy do określenia w liczbach (ustalenie kosztów), ekscytująco (by zmotywować innych, aby włączyli się w inicjatywę). Na końcu wszystko zapisz w formie papierowej lub online i udostępnij w chmurze.
Poniżej znajdziesz 9 wskazówek, które pomogą Ci w zarządzaniu czasem w biurze.
-
Wybierz system zarządzania czasem
Efektywne zarządzanie czasem wymaga opracowania planu. Planuj zgodnie z wybraną zasadą – TRZOS lub ALPEN.
Pierwsza polega na spisywaniu zadań i określaniu, ile czasu zajmie ich wykonanie. Zazwyczaj zachowuje się przy tym proporcje 60 do 40, co oznacza, że 60% czasu pracy przeznacza się na zadania zaplanowane, a 40% to rezerwa na zadania nieplanowane.
Z kolei ALPEN zakłada tworzenie listy zadań i planowanie, ile czasu zajmie wykonanie każdego z nich. Przy tym także przyjmuje się zasadę 60 do 40, jednak oprócz tego ustala się priorytety, a na końcu poddaje kontroli uzyskane efekty.
-
Wyznaczaj zadania
Nie da się planować pracy biurowych „w głowie”. Jeżeli zarządzasz zespołem, to bez względu na to, jaki jest on duży, każdy pracownik musi wiedzieć, co leży w zakresie jego obowiązków. Zaplanuj zadania i rozdziel je, odpowiadając na pytania: CO trzeba zrobić, KTO ma to zrobić, DLACZEGO dana osoba robi to, a nie coś innego, JAK należy wykonać zadanie i wreszcie KIEDY jest termin jego zakończenia. Z 25 tysięcy wywiadów przeprowadzonych z managerami przez profesora i konsultanta biznesowego Ferdinanda Fournies’a wynikło, że jednym z powodów niskiej efektywności pracowników jest to, że po prostu nie wiedzą, co, jak i dlaczego mają robić!
-
Deleguj zadania
Wydaje się to oczywiste, ale nie zawsze takie jest. Niektórzy office managerowie mają trudności z delegowaniem zadań na podwykonawców, bo chcą sami wszystko kontrolować. Oczywiście nie jest to możliwe i wcześniej czy później prowadzi do wypalenia, zmęczenia czy spadku efektywności. Tymczasem warto poszukać specjalistów, którzy zajmą się realizacją wytyczonych zadań. Możesz poszukać ich w swoim zespole lub przeprowadzić rekrutację. Popularną formą współpracy np. z firmami sprzątającymi jest też outsourcing usług.
-
Organizuj spotkania i zebrania
Wydaje Ci się, że zebrania czy odprawy w firmie to strata czasu? Nic bardziej mylnego! Jeżeli starannie opracujesz plan spotkania to przekażesz swoim podopiecznym wszystkie najważniejsze informacje, ale też zyskasz przestrzeń do dyskusji. Dobra komunikacja to podstawa w każdej firmie, dlatego warto utrzymać ten sposób dyskutowania nad projektami, planowania, opracowywania strategii i planów naprawczych, robienia podsumowań.
-
Planuj pracę z wyprzedzeniem
Spontaniczność w biurze to nie najlepszy pomysł. Tutaj raczej wszystko powinno być starannie zaplanowane z odpowiednim wyprzedzeniem. Harmonogram możesz tworzyć z dnia na dzień lub w odstępach tygodniowych. Sugerujemy krótsze bloki czasowe, ponieważ jeśli zauważysz, że coś działa nie tak, jak przewidziałeś, będziesz mógł to od razu poprawić.
-
Monitoruj efekty
Zaplanujesz zadania, oddelegujesz je, odznaczysz jako zakończone. Jeśli na tym kończy się proces to zdecydowanie za mało, aby efektywnie zarządzać biurem. Brak bieżącego monitorowania pracy oraz jej rezultatów to przyczyna spadku efektywności – jak pokazał raport „Time is Money” AffinityLine – nawet o 80%! Dlatego koniecznie śledź, jak przebiegają procesy w firmie i na bieżąco wprowadzaj ulepszenia. Słuchaj w tym celu także opinii pracowników.
-
Usuń rozpraszacze
Zbyt dużo sprzętów i mebli w biurze, mała przestrzeń, za gorąco lub za zimno, niewygodny fotel, stary i powolny komputer, ostre jarzeniówki, nieporządek, przepełnione kosze na śmieci… to tylko niewielki ułamek rozpraszaczy, które mogą dekoncentrować pracowników i wpływać na spadek ich wydajności. Czy da się to naprawić? Oczywiście, usuwając rozpraszacze, blokując strony internetowe, na których spędzasz zbyt dużo czasu i dbając o czystość oraz dobrą atmosferę w biurze.
-
Zadbaj o work life balance
Więcej czasu w biurze = większa efektywność? Jest wprost przeciwnie! Dobre zarządzanie biurem zacznij od zarządzania… dobrą energią. Człowiek powinien czerpać ją każdego dnia ze źródeł fizycznych, mentalnych, emocjonalnych oraz społecznych. W czasie gdy nawet 11 milionów Polaków cierpi z powodu przemęczenia (Źródło: Infor.pl), zmniejszenie liczby nadgodzin, ograniczenie pracy w weekendy, zachęta do aktywności fizycznej, wypoczynku i spędzania czasu z rodziną ma ogromne znaczenie dla efektywności.
-
Korzystaj z nowoczesnych narzędzi
Sugerujemy, abyś w zarządzaniu czasem wspierał się zaawansowanymi narzędziami. Wśród popularnych aplikacji są Teams, Slack, Asana, RedBooth, Wrike, Trello, Nozbe oraz wiele innych warty przetestowania. Mają one bardzo szerokie możliwości, zarówno do planowania pracy zespołu, jak również firmy sprzątającej czy rezerwowania sal konferencyjnych na spotkania z klientami. Pozwalają także na gromadzenie danych i ich analizowanie oraz porównywanie tydzień do tygodnia czy miesiąc do miesiąca.
Powyższe zasady możesz wdrożyć od razu lub wybrać tylko te, których potrzebujesz i obserwować efekty. Zarządzanie czasem wymaga elastyczności, dlatego dobrze jest także zdać się na swoją intuicję i brać pod uwagę opinie pracowników.
